Het belang van een geïntegreerde leeraanpak bij EPD- en ECD-implementaties
Een elektronische patiëntendossier (EPD) of elektronisch cliëntendossier (ECD) implementeren is een omvangrijk proces. Het vraagt vaardigheden van medewerkers om goed te kunnen werken met het nieuwe softwaresysteem. Hoe zorg je ervoor dat medewerkers niet alleen vóór de livegang van het EPD of ECD goed worden geschoold, maar ook daarna blijvend worden ondersteund? Een doordachte aanpak met e-learning, performance support en certificeringen kan hier een groot verschil maken. In deze blog gaan we dieper in op de rol van deze tools en hoe ze opleidingsadviseurs kunnen helpen bij een soepele overgang en ook daarna blijvend te ondersteunen.
E-learning voor pre-scholing
Een succesvolle implementatie begint met goed opgeleide medewerkers. Met e-learning als trainingsmateriaal kunnen medewerkers al voor de livegang van het EPD of ECD de benodigde kennis opdoen. Dit geeft hen de kans om in hun eigen tempo te leren, wat de kwaliteit van de training verhoogt. Ook is intussen wel bewezen dat de transfer van leren van klassikale trainingen bij een EPD of ECD implementatie erg laag is en klassikaal onderwijs dus niet effectief is. Bovendien kunnen L&D-ers en key-users van het EPD of ECD de voortgang van de deelnemers eenvoudig volgen en indien nodig aanvullende ondersteuning bieden. Door vooraf te investeren in e-learning bouw je een stevige basis voor een succesvolle implementatie.
Eigen processen terug in zelfontwikkelde e-learning
Als geen ander weten we dat software nooit twee keer op exact dezelfde wijze ingericht wordt. Maak e-learningmodules op basis van de eigen processen waarin de medewerkers toegespitste informatie vindt over hoe de software binnen de organisatie te gebruiken.
Het ontwikkelen van e-learning als pre-scholing kan zeer laagdrempelig met Agile Air. Zo kunnen EPD of ECD experts samen met de academie zelf e-learning ontwikkelen voor de verschillende rollen en autorisaties in het EPD. Zo hebben al vele ziekenhuizen, revalidatieklinieken en zorginstellingen zelf passende e-learning met geïntegreerde performance support ontwikkeld ter ondersteuning van de implementatie van de nieuwe software.
Gepersonaliseerd leeraanbod
Niet iedere medewerker heeft dezelfde leerbehoeften. Sommige gebruikers zijn snel wegwijs in een nieuw systeem, terwijl anderen meer tijd en ondersteuning nodig hebben. Tegelijk heeft niet elke gebruiker een dezelfde rol binnen de software, waardoor het aanbod voor de een relevanter is dan voor de ander. Een gepersonaliseerd leeraanbod, aangepast aan individuele rollen en verantwoordelijkheden, zorgt ervoor dat iedereen precies de training krijgt die hij of zij nodig heeft. Dit verbetert niet alleen de leerervaring, maar verhoogt ook de efficiëntie van het trainingsproces.
Met CAPP LMS kun je dit ondersteunen door het leeraanbod te cureren voor de verschillende doelgroepen, het inrichten van passende contentkanalen en het aanbieden van persoonlijke leertrajecten. Zo krijgt een medewerker direct toegang tot het passende leeraanbod om de juiste vaardigheden en rollen binnen het EPD of ECD te leren beheren.
Performance support na livegang
Wanneer het EPD of ECD eenmaal live is, is het vaak voor de gebruiker nog een uitdaging om de opgedane informatie om te zetten naar de praktijk. Performance support biedt medewerkers direct toegang tot praktische hulp in het werkproces. Denk aan handleidingen, korte instructievideo’s of een geïntegreerde helpfunctie. Hiermee kunnen medewerkers snel antwoorden vinden, fouten voorkomen en hun werk met vertrouwen blijven uitvoeren. Opleidingsadviseurs en key-users spelen een sleutelrol bij het inrichten en onderhouden van deze performance supportsystemen, zodat medewerkers blijvend ondersteund worden.
Met Agile QR kun je als zorgorganisatie op een laagdrempelige manier zelf performance support ontwikkelen voor het EPD of ECD. In samenwerking met zorginstellingen heeft Defacto een speciale performance support kaart ontwikkeld, om medewerkers te ondersteunen in het gebruik van softwaresystemen. Hiermee is niet alleen het initieel ontwikkelen een koud kunstje, maar ook het onderhouden en wijzigen van de kaart bij updates in de software. Met deze kaart worden medewerkers meegenomen in processen, sneltoetsen, muiskliks, invulschermen en handige tips.
Bijkomende voordelen van Performance Support met Agile Air:
- De kaarten zijn zowel te integreren in de e-learningmodules als los te benaderen voor Performance support.
- De geïntegreerde PDCA-cyclus zorgt er voor dat de performance support up to date blijft.
- Met wijzigingen in het EPD of ECD hoef je kleine aanpassingen te doen, zonder het gehele proces opnieuw vorm te geven
- De Performance Support kaarten zijn ook zonder inlog, direct vanuit het EPD of EDC beschikbaar te stellen
- Zorg per rol of autorisatie voor een collectie van performance support kaarten om alle relevante content voor gebruikers gebundeld aan te bieden.
Certificering en koppeling met EPD of ECD
Om de kwaliteit en veiligheid van de zorg te waarborgen, is het essentieel dat medewerkers bekwaam blijven in het gebruik van het EPD of ECD. Door certificeringen te koppelen aan de e-learningmodules, kunnen zorginstellingen de bevoegdheden van hun medewerkers nauwkeurig beheren. Bijvoorbeeld: alleen medewerkers die de relevante e-learning met succes hebben afgerond, krijgen bepaalde autorisaties binnen het systeem. Dit geeft niet alleen een duidelijke kwaliteitsgarantie, maar vereenvoudigt ook het beheer van gebruikersrechten en bevoegdheden.
Vanuit CAPP LMS kan dit worden gefaciliteerd door de inzet van de Compliance API waarmee behaalde certificaten worden gedeeld met andere systemen. Hiermee krijgen gebruikers realtime de juiste autorisaties in het EPD of ECD.
Samenvattend:
Een gestructureerde leeraanpak met e-learning, gepersonaliseerde training, performance support en certificering helpt zorginstellingen om de implementatie van een EPD of ECD soepel en effectief te laten verlopen. Voor opleidingsadviseurs biedt deze benadering de mogelijkheid om trainingen te personaliseren, ondersteuning te bieden waar nodig en de kwaliteit van zorg te verhogen door middel van continue scholing en duidelijke certificeringen.
Gaat jouw organisatie het EPD of ECD vervangen of upgraden en ben je op zoek naar digitale ondersteuning? Neem dan contact op!
