Kwaliteitsimpuls Personeel Ziekenhuizen (KiPZ) met CAPP LMS - het vervolg

In 2020 schreven we een blog over het ondersteunen van de KiPZ verantwoording met CAPP LMS. Deze kun je teruglezen via deze link.

Omdat we ook dit jaar weer veel vragen krijgen over het ondersteunen bij de KiPZ verantwoording hebben we een korte update gemaakt als aanvulling op onze blog uit 2020.

Verantwoording 2023

In CAPP LMS is data beschikbaar voor de volgende onderdelen van de KiPZ verantwoording:

Type leeractiviteiten;
Kosten per cursus/cursist;
Deelnemers per functie(familie);
Totaal aantal deelnemers;
Tijdsbesteding op klassikale bijeenkomsten.
Normtijden per (online) leeronderdeel.

Deze laatste optie is een uitbreiding t.o.v. 2020 en biedt de mogelijkheid om voor (online) leeronderdelen een norm te hanteren i.p.v. de tijd die elke gebruiker heeft besteed aan het volgen van de activiteit.

Presentielijsten vs. LMS registratie

Wanneer je als instelling een LMS hebt, is het logisch dat er vooral online presentie wordt vastgelegd en minder gebruik wordt gemaakt van presentielijsten inclusief een natte handtekening. Immers wordt in het LMS precies vastgelegd wie de inschrijving gedaan heeft, wie de presentie heeft vastgelegd en wanneer dit gedaan is. Zo is er een digitale papertrail terug te vinden. Deze is ook beschikbaar voor audits en daarmee dus de accountant.

In de praktijk blijkt echter dat veel accountants juist wel de natte handtekeningen willen hebben. Wij snappen dat dit erg onprettig is als je als instelling alles juist digitaal zo goed voor elkaar hebt.

Op https://nvz-ziekenhuizen.nl/sites/default/files/2022-11/KiPZ%20Accountantsprotocol%202023_1.pdf staat te lezen dat:

De data uit de rooster- of leer/managementsystemen en de presentielijsten worden door VWS als bruikbaar beschouwd ten behoeve van deze verantwoording. De accountant hoeft verder geen nader onderzoek te doen naar de betrouwbaarheid van deze genoemde systemen mits er geen aanwijzingen zijn vanuit de jaarrekeningcontrole of andere onderzoeken dat dit niet het geval is.

maar ook:

Voor de verantwoording van het aantal uren als deelnemer, interne opleider, of interne adviseur is een registratie van de deelname aan de opleidingsactiviteit noodzakelijk. De opleidingsactiviteit moet een beschrijving bevatten van het aantal te besteden uren per deelnemer. De volgende opties zijn er:

Een opgave met data, aantal genormeerde uren en omschrijving activiteit c.q. bezochte opleiding van de desbetreffende persoon voorzien van een akkoord van zijn of haar leidinggevende, leerhuismanager of andere betrokkene die kan vaststellen dat de desbetreffende persoon de opleiding heeft gevolgd. Deze opgave kan ook uit een (geautomatiseerd) urenregistratiesysteem voortkomen of gebaseerd zijn op presentielijsten die door de medewerker en of de opleider zijn getekend. Voor online cursussen voldoet een presentielijst ondertekend door alleen de opleider.

De registratie van de deelname aan de opleidingsactiviteit van de deelnemer voor de opleiding zoals
vastgelegd in een intern roostersysteem, of leer managementsysteem, of cursusprogramma/curriculum, of portfolio aansluitend op of blijkend uit LMS. De opleidingsactiviteit moet een beschrijving bevatten van het aantal te besteden uren per deelnemer. Daarbij kan gewerkt worden met een genormeerde tijdsduur per opleidingsactiviteit.

Iedere andere methode die een instelling heeft ontwikkeld, mits voorgelegd aan en goedgekeurd door VWS.

Op basis van bovenstaande citaten vragen wij ons dan ook af waarom de handtekening dan toch vaak vereist wordt. Helaas hebben wij hier het antwoord en de oplossing niet op. Wel begrijpen we de frustraties bij onze klanten hierover maar al te goed.

En vanzelfsprekend zijn er wel presentielijsten beschikbaar in CAPP LMS, maar daar heb je toch weinig zin in als het ook allemaal digitaal kan.