Hoe WZA aantoonbare bekwaamheid terugbrengt naar de essentie

Aantoonbare bekwaamheid is een belangrijk thema in de zorg. In dit blog vertelt consultant Joep Lenglet welke valkuilen er zijn bij het inzichtelijk maken van bekwaamheid, en legt hij aan de hand van een van onze klanten — Wilhelmina Ziekenhuis Assen (WZA) — uit hoe je aantoonbare bekwaamheid terugbrengt naar de essentie.

In de afgelopen zeven jaar dat ik als consultant leermanagementsystemen in de zorg heb geïmplementeerd is de centrale vraag van eigenlijk elke klant waar ik kom "Hoe maken we inzichtelijk welke medewerkers bekwaam zijn in welke handelingen?"

Kwaliteitspaspoort

Dit is natuurlijk niet gek. Gezien de risico’s die gepaard gaan met medische ingrepen, waarbij vaak letterlijk mensenlevens op het spel staan, is het logisch dat er veel aandacht wordt besteed aan het garanderen van goed opgeleid, bekwaam personeel. Met ons Kwaliteitspaspoort binnen CAPP LMS ondersteunen wij daarom ziekenhuizen al jaren met het inzichtelijk maken van de bekwaamheid van personeel.

Toch is aantoonbare bekwaamheid realiseren niet altijd even simpel. Ik krijg vaak vragen in de aard van:

• Moeten we ook al onze laag-risico-interventies blijven toetsen, bijvoorbeeld het gebruik van thermometers?
• Wij hebben vijf verschillende merken infuuspompen op de afdeling, moeten wij deze nu alle vijf afzonderlijk gaan toetsen?

Verhoogd risico

In dit soort gevallen kiezen ziekenhuizen vaak de veilige weg, bij twijfel wordt er getoetst. Het resultaat hiervan is dat het aantal vereisten waarin een medewerker aantoonbare bekwaamheid moet bezitten dermate hoog wordt, dat dit niet meer realistisch is. Eigenlijk verhoogt deze aanpak het risico; door een teveel aan vereisten gaat de prioritering op de ‘echt’ essentiële onderwerpen deels verloren.

Het kan ook anders: het Wilhelmina Ziekenhuis Assen

Gelukkig zijn er veel organisaties die dit risico zelf ook inzien. Eén daarvan is het Wilhelmina Ziekenhuis in Assen (WZA). Tijdens de implementatie van het Kwaliteitspaspoort van CAPP LMS wilde zij er meteen voor zorgen dat bij het aantonen van bekwaamheid de focus zou liggen op de echt essentiële onderwerpen. Daarom vroegen zij Defacto om hulp, om tot een beleid te komen dat deze wens zou ondersteunen. Vanuit mijn ervaring met het vormgeven van dit soort beleidskaders bij tal van onze andere klanten ben ik, gezamenlijk met het WZA, hiermee aan de slag gegaan.

Duidelijke doelstelling en definitie

De belangrijkste grondslag aan het beleid dat WZA hiervoor heeft opgesteld is een duidelijke doelstelling en definitie van aantoonbare bekwaamheid. De doelstelling van aantoonbare bekwaamheid is gedefinieerd als:

“Het minimaliseren van risico’s voor zowel de patiënt als medewerker bij alle patiëntgebonden handelingen die in het WZA plaatsvinden”

De definitie van aantoonbare bekwaamheid is beschreven in concrete gedragingen en kennis die van een medewerker worden verwacht.

“Een medewerker die aantoonbaar bekwaam is heeft…

• ...aantoonbare theoretische kennis omtrent de handeling of het apparaat. Dit betekent dat de medewerker in staat is aan te geven onder welke condities de ingreep wel/niet mag plaatsvinden (indicaties/contra-indicaties), wat de risico’s zijn bij foutief gebruik en hoe gehandeld dient te worden bij complicaties.
• ...aantoonbare praktische vaardigheid in het uitvoeren van de ingreep, getoetst in de praktijk door een ervaren toetser.
• ...een verklaring van de medewerker, waarin hij aangeeft zich ook zeker en vertrouwd voelt met het uitvoeren van de ingreep, en dat hij op de hoogte is van de plek waar beschikbare informatie omtrent de ingreep kan worden opgevraagd.

Jurien Geertsma, medewerker Leren en Ontwikkelen bij WZA, is blij met de stappen die er gezamenlijk zijn gezet om aantoonbare bekwaamheid terug te brengen naar de essentie:

“Defacto heeft ons erg geholpen bij het meedenken over toetsingskaders in het LMS, passend bij onze visie op bekwaamheid. Het was fijn om ondersteuning te krijgen van iemand die vanuit ervaring kan meedenken over aantoonbare bekwaamheid en de balans tussen toetsing en eigen regie van de medewerkers.”

Framework

In bovenstaand framework komen doelstelling en realisering samen, maar zit voor het WZA ook een ‘maatstaf’ op basis waarvan onderwerpen wel of niet in het Kwaliteitspaspoort van een medewerker worden opgenomen. Door onderwerpen direct te beoordelen op basis van mogelijke risico’s voor patiënt en medewerker kan een gedegen oordeel worden geveld over het al dan niet toevoegen aan het Kwaliteitspaspoort. Ter illustratie een beantwoording van de twee eerder gestelde vragen vanuit dit framework:

1. Moeten we ook al onze laag risico interventies blijven toetsen, bijvoorbeeld het gebruik van thermometers? Dit hangt af van het risico voor patiënt en medewerker, wat kan er fout gaan en in hoeverre zal dit kunnen worden voorkomen met extra training?
2. Wij hebben vijf verschillende merken infuuspompen op de afdeling, moeten wij deze nu alle vijf afzonderlijk gaan toetsen? Alleen wanneer de apparatuur verschillende (contra)-indicaties heeft voor gebruik of praktisch andere vaardigheden vereisen ten opzichte van elkaar. Wanneer dit niet het geval is zal op basis van het aantonen van bekwaamheid op één van de apparaten deze bekwaamheid overdraagbaar zijn op de andere apparaten.

Veilige omgeving

Op basis van deze manier van denken over bekwaamheid heeft het WZA het voor elkaar gekregen om aantoonbare bekwaamheid terug te brengen naar de essentie; het creëren van een veilige omgeving voor zowel patiënt als werknemer. Door een kritische blik hierin te hanteren met dat doel voor ogen is het bekwaamheidsbeleid daarnaast praktisch uitvoerbaar gebleven. Ik zou met een gerust hart behandeld worden in Assen, wetende hoe dit beleid is vormgegeven.