Bevoegd en bekwaam - wat betekent het en wanneer ben je het?
Aantoonbaar maken dat je personeel bekwaam is. Dat is de eis die vanuit accrediterende instanties, zoals JCI en NIAZ, en de Inspectie voor Gezondheidszorg & Jeugd (IGJ) aan de zorginstellingen in Nederland gesteld wordt. Het is de eis die voor mij als consultant voor brood op de plank zorgt. Maar aantoonbaar bekwaam, wat is dat nou eigenlijk? En hoe krijg je aantoonbare bekwaamheid voor elkaar?
Wat is bevoegd en bekwaam?
Als in de zorg gesproken wordt over registratie van opleiden en professionaliteit van medewerkers komen twee termen veelvuldig, door elkaar gebruikt, naar voren: bevoegdheid en bekwaamheid van medewerkers.
Wat is bevoegd?
Bevoegdheid betekent eigenlijk hetzelfde als het hebben van de juiste papieren. Met je diploma verpleegkunde ben je bevoegd tot het werken als verpleegkundige, net zoals je een auto mag besturen wanneer je in het bezit bent van een geldig rijbewijs. Bevoegdheid zegt niets over het niveau waarop iemand de handeling, waarvoor hij bevoegd is, uitvoert. We kennen allemaal de maniakken op de snelweg waarvan we eigenlijk vinden dat ze nooit een rijbewijs hadden mogen krijgen en toch mogen ze die auto besturen…
Wat is bekwaam?
Bekwaamheid gaat over het niveau van competentie waarop je een handeling uitvoert. Een bekwaam persoon voert de handelingen waarvoor hij bevoegd is op een dusdanige manier uit dat deze structureel leiden tot een goed resultaat. Met andere woorden, je bent goed in de zaken die je mag doen.
Wat betekent bekwaam zijn en blijven?
Zorgen dat medewerkers bekwaam zijn en bekwaam blijven in hun werk is een uitdaging die op drie verschillende niveaus moet worden aangepakt:
- Bekwaam worden: medewerkers toetsen op op relevante kennis, in een relevante context.
- Bekwaam voelen: bekwaam zijn is niet alleen het behalen van een toets. Het is ook het gevoel van zekerheid dat een medewerker heeft bij het uitvoeren van zijn werk, zeker als het werk risico’s met zich meebrengt. In ons LMS bieden we daarom medewerkers de mogelijkheid tot het doen van self-assessments, waarin zij hun eigen zekerheid en gevoel van bekwaamheid kritisch nagaan.
- Bekwaam blijven: ook buiten toetsmomenten om. Dit is een verantwoordelijkheid van de medewerker zelf. Maar om de medewerker in staat te stellen om aan deze verantwoordelijkheid te voldoen, heeft een organisatie de verantwoordelijkheid tot het makkelijk toegankelijk maken van relevante kennis in de vorm van werkplekondersteuning of performance support.
Bevoegd en bekwaam: hoe we het aantoonbaar maken
Om te werken in een zorginstelling dient iemand dus bevoegd én bekwaam te zijn. Het aantonen van bevoegdheid is de uitdaging niet. Zorg dat de juiste papieren op een makkelijk toegankelijke plek worden bewaard en klaar is Kees. De meeste organisaties doen dat tegenwoordig in hun LMS.
Bekwaamheid is lastiger. Wanneer is iemand eigenlijk goed in wat hij doet? En hoe toets je dat? Toetsen kost tijd en dus geld. Om hier zoveel mogelijk op te besparen is het een lange tijd de trend geweest om voor elke handeling een e-learning toets beschikbaar te stellen. Het goed kunnen beantwoorden van een kennistoets werd gezien als het aantonen van je bekwaamheid. De vraag is of dit wel zo 1-op-1 gesteld kan worden.
Aantoonbaar bekwaam: drie tips hoe het wel kan
Gelukkig zien steeds meer organisaties in dat alleen een theoretische toets niet afdoende is om bekwaamheid van medewerkers te garanderen. Er wordt steeds meer gekeken naar alternatieve manieren van het toetsen en aantoonbaar maken van bekwaamheid. Hieronder drie voorbeelden hoe zorginstellingen hier al mee om gaan.
1. Toetsen op de werkplek
Breng het toetsen van medewerkers op handelingen en apparatuur zoveel mogelijk terug naar de werkplek. Op de werkplek wordt het uitvoeren van een handeling getoetst in een relevante context.
Door als toetser de context te manipuleren kan goed inzicht verkregen worden in hoe een medewerker zich handhaaft in verschillende omstandigheden. Bijvoorbeeld: "De bloeddruk van de patiënt blijft stijgen, hoe verander je nu de instellingen van het apparaat?". Zo toets je zowel de theorie als de praktische uitvoering in een keer in een realistische setting.
In CAPP Learning faciliteren we het toetsen op de werkplek op twee manieren. Enerzijds door een peer review en anderzijds door een geverifieerde beoordeling. In het eerste geval vraagt de medewerker zijn directe collega's met wie hij op de werkvloer samenwerkt om een beoordeling. Bij de geverifieerde beoordeling vindt de beoordeling plaats door bijvoorbeeld een trainer, iemand die is aangewezen om de praktijktoets af te nemen. In beide gevallen kan beoordeeld worden aan de hand van een vooraf opgestelde checklist. De resultaten worden geregistreerd in het LMS en de medewerker ziet meteen het resultaat.
2. Bekwaamheid dat voel je zelf
Wat veel organisaties vergeten is dat bekwaamheid niet alleen ‘iets goed doen’ is. Minstens zo belangrijk is dat deze bekwaamheid ook door de medewerker zelf gevoeld wordt. Jezelf bekwaam voelen leidt tot zekerheid en zorgt ervoor dat iemand ook in complexe, stressvolle situaties rustig en juist kan blijven handelen. Het simuleren van dit soort situaties is lastig, omdat dit nooit hetzelfde voelt als een ‘echte situatie’.
Laat daarom medewerkers zelf stilstaan bij de vraag of ze zich daadwerkelijk bekwaam voelen, ongeacht welke assessments of toetsen ze succesvol hebben afgerond. Dat kan bijvoorbeeld door een bekwaamheidsverklaring toe te voegen aan de toetsingscriteria van een handeling.
Voelt iemand zich niet bekwaam, geef hem of haar dan de gelegenheid meer te oefenen. Bedenk dat je als organisatie zorgvuldig om moet gaan met het positioneren van je ‘niet bekwaam voelen’. Dit moet niet gezien worden als een faalmoment, maar als het juiste professionele handelen wanneer je te weinig tijd hebt gekregen om je bekwaam te gaan voelen.
Naast de eerder genoemde peer review en geverifieerde beoordeling kan de medewerker zichzelf beoordelen met een zogeheten zelf-assessment. Als de medewerker zich op een bepaald punt niet meer bekwaam voelt, kan hij (of zij) de leidinggevende vragen om het eerder behaalde certificaat in te trekken. Hierna kan het certificaat opnieuw worden behaald, waarna de medewerker zich weer bekwaam voelt.
3. Bekwaam blijven: performance suppport
Een toets is een momentopname. Dat weten we allemaal. Voor een toets leren we. Vlak voor die toets weet je (bijna) alles. Maar na verloop van tijd vergeten we de details. Dat is op zich niet erg, want wanneer je de details even naleest kun je de informatie meestal weer op de goede manier plaatsen en gebruiken om bekwaam te blijven werken.
Daarvoor moet de informatie wel beschikbaar zijn. Bedenk dus dat het hebben van aantoonbaar bekwame medewerkers niet alleen betekent dat een toetsingscyclus nodig is, maar ook dat je informatieverstrekking op orde is.
Concreet betekent dit: zorg dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is. De systemen om iets dergelijks op te zetten vallen onder de noemer performance support. Wij ondersteunen performance support onder meer met de bibliotheekfunctie van CAPP Learning. Hierin zijn alle beschikbare leerelementen (artikelen, e-learning en video's) snel beschikbaar en doorzoekbaar.
Een eerdere versie van dit blog is verschenen op 5 juli 2016. Dit blog is geactualiseerd op 20 mei 2020.
Hoe wordt er aan bekwaamheid gewerkt in uw organisatie? Heeft u nog andere tips dan de bovengenoemde zaken? Deel ze vooral met ons.
Behoefte aan nog een verdiepingsslag op dit onderwerp? Neem dan contact met ons op via onderstaand formulier!
