Consultant Bastiaan Barelds: We kijken naar wat er speelt bij de klant

"Wij zijn niet het type bedrijf dat onze software over de schutting gooit", zegt Bastiaan Barelds, consultant bij Defacto. "Een groot en belangrijk onderdeel van onze software is het implementatieproces. Wij kijken echt naar wat er speelt bij de klant en eigenlijk zijn we meer partners dan adviseurs tijdens dit proces."

Video

In ieder bedrijf spelen veel verschillende processen, op verschillende niveaus. "Daarom kijken we altijd welke consultant het beste bij een proces past", aldus Barelds. "Ik heb een psychologische achtergrond en een andere consultant heeft bijvoorbeeld een onderwijskundige achtergrond." Om dit zo goed mogelijk te plannen zijn de consultants al tijdens de acquisitie betrokken bij de klanten, zodat ze goed op de hoogte zijn van de behoeften van de nieuwe klant. Omdat Defacto door de jaren heen bij veel verschillende klanten in de keuken heeft meegekeken, bezitten we veel kennis. "En die kennis delen we graag met al onze klanten. We merken dat er behoefte is om te zien hoe bijvoorbeeld andere ziekenhuizen en bedrijven hun LMS inrichten."

"Daarnaast bestaat een groot deel van ons werk uit het instructies geven aan de klant over de software", zegt Barelds. "Onze software is heel makkelijk in te richten naar de wensen van de klant. Vanuit onze rol als consultants adviseren we wat het gevolg is van bijvoorbeeld vinkjes die aan- of uitgezet worden en hoe zich dat vertaalt naar de werkvloer."

Context

"Wat voor ons heel belangrijk is, is de context. Wat speelt er nou in zo’n organisatie, waar lopen mensen tegenaan? En welke behoefte is er? Natuurlijk is dit allemaal in de context van leren en ontwikkelen, maar wij kijken ook naar het totaalplaatje. De klant heeft daar ook echt behoefte aan. De implementatie van onze software is een weg daar naar het doel."

Tijdens zo'n implementatie komen veel dingen kijken. Niet alleen moeten zowel de klant als de eindgebruikers bekend worden met de nieuwe software, vaak moeten er ook nieuwe processen opgezet worden. Als je nieuwe software introduceert, moeten daar mensen verantwoordelijk voor zijn en zorgen dat het ingericht en gevuld wordt. Bij deze processen adviseert de consultant en helpt om deze in goede banen te leiden.

Nadat de software in gebruik genomen is, blijven we onze klanten bijstaan. "We werken met fases, zodra de software live is, blijven we de klanten adviseren", zegt Barelds. "Dat noemen we de evaluatiefase. Hierin kijken we mee met de klanten of het zo loopt als we van tevoren bedoeld hadden. Natuurlijk proberen we zoveel mogelijk de gebruikers zelf met het programma te laten werken, maar we zijn wel beschikbaar voor vragen." Na de laatste fase neemt een accountteam de begeleiding over, maar blijft de consultant meestal het aanspreekpunt voor vragen.

Kennis en groei

De consultants wisselen onderling veel kennis uit. "We hebben veel contact met elkaar en plannen regelmatig overleggen waar we kennis delen." Natuurlijk wordt er daarnaast veel gelezen in boeken en blogs, en e-learning gevolgd. "We gebruiken onze eigen software CAPP Agile Learning om kennis op te slaan en met elkaar te delen. Daarnaast houden we de markt in de gaten op het gebied van onderwijskunde en personeelsontwikkeling. Naast consultants zijn we dus ook trendwatchers."

Een van de dingen die Barelds ziet is dat veel organisaties af willen van het schoolse en groeien naar meer kennisdeling op de werkvloer. "Je ziet de trend dat bedrijven en ziekenhuizen steeds meer aan het zoeken zijn naar manieren om meer verantwoordelijkheid bij de medewerker te leggen. Aan de ene kant implementeren we software bij organisaties die voornamelijk hun kennis aanbieden door middel van klassikale scholing. Terwijl we aan de andere kant organisaties helpen die de verantwoordelijkheid om hun kennis op peil te houden meer bij de medewerker willen leggen. Natuurlijk heb je heel veel tussenvormen. Dit houdt mijn werk leuk en het is interessant om mee te denken."

Het meedenken in organisatorische structuren is juist wat de consultants van onschatbare waarde maakt. "Onze kracht is onze ervaring en strategische visie en die nemen we mee naar alle klanten. Maar ook een stukje Groningse eerlijkheid: we zeggen waar het op staat, maar tegelijk hebben we een positieve houding en denken we in mogelijkheden en oplossingen en dat stralen we uit."