Welk LMS past bij mijn organisatie? Inzicht in acht vragen
'Welk LMS past bij mijn organisatie?' is misschien wel de meest gestelde vraag als het om een LMS kiezen gaat. Dit hangt in grote mate af van uw organisatiedoelstellingen en leerdoelen. Wat wilt u met het LMS bereiken is dan ook de eerste vraag die u zichzelf moet stellen. Er zijn eindeloze mogelijkheden als het om learning management systemen gaat. Niet elke functionaliteit is interessant of relevant voor uw organisatie. Vooraf bepalen welke functionaliteiten van belang zijn, maakt de keuze makkelijker.
Een LMS kiezen? Stel deze acht vragen
Als u helder in beeld heeft waarvoor u een LMS wilt inzetten, kunt u op basis daarvan na gaan denken over functie-eisen van het systeem. Stel daarom deze acht vragen om in kaart te brengen waar u het LMS voor in wilt zetten en wat daarvoor nodig is:
- Waarvoor wilt u het LMS gaan gebruiken?
- Hoe is leren en/of opleiden nu ingericht binnen uw organisatie?
- Wat zijn de toekomstvisie en ambities van uw organisatie?
- Heeft uw organisatie te maken met diverse functieprofielen met bijbehorende functie-eisen?
- Wilt u medewerkers kunnen toetsen op vaardigheden en toetsresultaten bijhouden?
- Speelt compliance een rol en heeft u te maken met (externe) accrediterende organisaties?
- Wilt u zelf digitale leermaterialen ontwikkelen?
- Welke leervormen gaat u inzetten?
1. Waarvoor wilt u het LMS gaan gebruiken?
Dit is eigenlijk de hamvraag als het om het kiezen van een LMS gaat. Als u de LMS-vragenlijst heeft ingevuld, heeft u inmiddels een goed beeld van de thema’s die belangrijk zijn voor uw organisatie. We onderscheiden diverse domeinen: kennisdelen, compliance, curation, online leren, events, performance support en personeelsontwikkeling. Na het invullen van de test krijgt u resultaten terug in de vorm van een spindiagram. Hieruit is af te lezen welke domeinen voor uw organisatie van belang zijn.
2. Hoe is leren en/of opleiden nu ingericht binnen uw organisatie?
Het is verstandig om de huidige en gewenste situatie in kaart te brengen. Op basis daarvan komen behoeften naar voren waar een LMS aan moet voldoen. Maakt uw organisatie nu bijvoorbeeld al gebruik van een digitale leeromgeving, maar mist u de mogelijkheid om medewerkers te toetsen? Of werkt u met verschillende systemen, die niet op elkaar aansluiten? In hoeverre is uw organisatie gedigitaliseerd en welke stappen zijn er nog te zetten? Integratie met bestaande interne en externe software en systemen is belangrijk. Een LMS moet aansluiten op de huidige situatie en deze verrijken, zonder dat u opnieuw moet beginnen met inrichten.
3. Wat zijn de toekomstvisie en ambities van uw organisatie?
Kijk ook naar de toekomst, want een LMS is een grote investering. Kies een LMS dat met uw organisatie meegroeit en wordt doorontwikkeld. De toekomstvisie en ambitie van uw organisatie vormen belangrijke randvoorwaarden voor de inrichting en functionaliteiten van het learning management systeem. Schaalbaarheid van het aantal gebruikers kan daarom van groot belang zijn, maar ook meertaligheid, koppelingen met andere systemen of uitbreiding van functionaliteit zijn criteria om rekening mee te houden. Een goed LMS is geen statisch systeem, maar een platform dat altijd in ontwikkeling is.
4. Heeft uw organisatie te maken met diverse functieprofielen met ieder hun eigen functie-eisen?
Bij grotere organisaties zien we vaak verschillende functiegroepen met ieder hun eigen curriculum en toetsing. Bedenk dat u waarschijnlijk voor iedere functiegroep aparte onboardingstrajecten, leerpaden, toetsmomenten en rapportages in gaat richten. Gebruikt uw organisatie functieprofielen of competentieprofielen? Dan is het handig als deze ook in het LMS geïntegreerd kunnen worden. Dit is alleen mogelijk in een uitgebreid LMS, waarin u kennis op maat kunt aanbieden aan door u bepaalde categorieën medewerkers. Niet onbelangrijk, want de adoptie van een LMS staat of valt met de relevantie en meerwaarde van de content.
5. Wilt u medewerkers kunnen toetsen op vaardigheden en toetsresultaten bijhouden?
Als u medewerkers wilt toetsen en resultaten wilt bijhouden is daar aparte functionaliteit voor nodig. Naast de administratieve kant van het verhaal (toetsen maken, inschrijvingen, resultaten en voortgang bijhouden), is er ook de vraag of u wilt dat medewerkers hun resultaten in een persoonlijk profiel kunnen inzien. Dit kan bijvoorbeeld in een persoonlijk portfolio of paspoort waar medewerkers en leidinggevenden zicht hebben op voortgang en benodigde cursussen of toetsen.
6. Speelt compliance een rol en heeft u te maken met (externe) accrediterende organisaties?
Compliance is het voldoen aan wettelijke- of branchegebonden kwaliteitseisen op organisatie- en/of individueel medewerkersniveau. Bijna iedere organisatie heeft met compliance te maken. In de zorg moeten medewerkers bijvoorbeeld aantoonbaar bevoegd en bekwaam zijn. Compliance is gebaseerd op vereisten die horen bij functies, rollen en afdelingen. Door compliance in te richten met een LMS, kan elke medewerker, en dus de organisatie, compliance aantonen. Als uw organisatie te maken heeft met externe accrediterende instanties, is het belangrijk dat compliance moeiteloos kan worden aangetoond tijdens accreditaties, visitaties en toetsing.
7. Wilt u zelf digitale leermaterialen ontwikkelen?
Wilt u zelf leermaterialen, digitale modules en cursussen ontwikkelen? Dan is het belangrijk dat het LMS over een authoring tool beschikt. Kijk ook naar de functionaliteiten van die authoring tool. Kunt u bijvoorbeeld videomateriaal en interactieve tooling gebruiken? En hoe makkelijk is het om eenmaal gemaakt materiaal te updaten en/of beschikbaar te maken voor andere doelgroepen (of zelfs extern in te zetten). U wilt tenslotte dat de aangeboden stof altijd up to date is en toegankelijk voor het juiste publiek.
8. Welke leervormen gaat u inzetten?
Zijn er, naast het LMS ook praktijklessen en/of klassikale cursussen? Als uw organisatie voornamelijk klassikaal onderwijs verzorgt, moet het LMS waarschijnlijk tevens dienst doen als administratiesysteem waarin trainingen en deelname worden beheerd en voortgang en resultaten worden bijgehouden. Een LMS kan ook ondersteunend zijn aan vormen van blended learning. Deelnemers hebben dan met hun eigen laptop, tablet of telefoon toegang tot het leersysteem. Niet alleen op het werk, maar ook thuis of onderweg. Ook performance support, waarbij medewerkers op de werkvloer ondersteund worden met relevante kennis, kan ingericht worden met een LMS.
Betrek stakeholders en bepaal prioriteiten
Het is belangrijk bij de beantwoording van deze vragen verschillende stakeholders (betrokken afdelingen en lagen binnen en eventueel buiten de organisatie) te betrekken. Zo ontstaat er een compleet beeld van wensen en behoeften. Breng daarna prioriteiten aan en maak waar mogelijk onderscheid in must-haves en nice to haves.
Wilt u na beantwoording van deze vragen in gesprek over het juiste LMS voor uw organisatie? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.
