Voeg in 3 stappen externe accreditaties toe

Volgen uw medewerkers wel eens klassikale events om accreditatiepunten te behalen? Dan vereist het toevoegen van de behaalde punten aan registers aardig wat stappen. Voor geaccrediteerde bijeenkomsten presentielijsten doorspitten, om namen aan registernummers te koppelen, is weinig efficiënt. Daarom heeft Defacto een manier bedacht om dit proces makkelijker te maken. Consultant Bastiaan Barelds vertelt hoe het werkt.

Deze oplossing hebben we ongeveer een jaar geleden bedacht. Maar we zien in de praktijk dat nog niet al onze klanten er gebruik van maken. Terwijl accreditaties verwerken voor de functioneel beheerder op deze manier een stuk sneller gaat.

Hoe zit het ook alweer met die accreditatiepunten?

In het kader van permanente educatie, zijn per beroepsgroep ieder jaar een bepaald aantal accreditatiepunten nodig. Als professional ben je daar zelf verantwoordelijk voor, dus dat is organisatieonafhankelijk. Maar werkgevers moeten wel de medewerker ondersteunen met leeraanbod om accreditaties te behalen. En dat kan op verschillende manieren. Bijvoorbeeld door zelf georganiseerde scholingen te laten accrediteren, zodat die ook daadwerkelijk punten waard worden. Maar organisaties kunnen de medewerkers ook vrije tijd of betaalde werktijd geven om geaccrediteerde seminars, webinars of congressen bij te wonen. Drie belangrijke doelgroepen in de zorg zijn verplegenden, verzorgenden en medisch specialisten en artsen. Die dienen allemaal voor hun beroepsgroep accreditatiepunten te halen. De meerderheid daarvan doet dat bij landelijke overkoepelende registers, zoals V&VN en KNMG.

En hoe gaat registratie normaliter in zijn werk?

We hebben het hier specifiek over accreditaties van een fysieke of klassikale bijeenkomst, wat we in CAPP LMS ‘events’ noemen. Omdat het gaat om losse events, heeft een automatische koppeling, zoals dat wel kan bij e-learning of online cursussen, minder toegevoegde waarde. De functioneel beheerder voert de accreditatie als een service uit namens de professional. En dat proces bestaat uit veel stappen. De functioneel beheerder bekijkt op een presentielijst van een event wie er allemaal deelnamen. Daar moeten vervolgens alle registernummers bij gezocht worden. Soms is daar dan weer een aparte export voor, dus dan moet je de presentielijst vergelijken met de lijst met nummers. Daar maken beheerders dan een excel van, die ze vervolgens uploaden naar het register. Dat kan makkelijker!

Wat is de oplossing die jullie hebben bedacht?

We wilden het zo makkelijk mogelijk maken voor degene bij de back office die voor de accreditatie verantwoordelijk is. In 3 stappen kun je tot de relevante export komen, die je direct kan uploaden bij het register.

1. De eerste stap is dat je in CAPP LMS de juiste scholing op zoekt door het relevante event te selecteren.
2. Je filtert op het juiste register. Het systeem genereert automatisch een lijst met alle deelnemers die als voldoende gemarkeerd zijn.
3. De registernummers verschijnen in een overzicht en de export kun je meteen uploaden bij het register.

Klinkt handig, waar moeten beheerders nog aan denken als ze hiermee aan de slag willen?

Allereerst is het zaak dat de juiste gegevens in het systeem staan. De juiste registers moeten ingeregeld zijn aan de achterkant. En de scholing moet zijn geaccrediteerd. Daarnaast is het belangrijk dat de registernummers van de professional in het systeem staan. Gebruikers kunnen hun registernummer eenmalig zelf invoeren, maar dat moet wel even gebeuren. Daar kunnen we eventueel ook een import voor doen. Daarom adviseren we functioneel beheerders om de doelgroep proactief te benaderen. Bijvoorbeeld door bij elk geaccrediteerde event een link te plaatsen, die de gebruiker rechtstreeks naar zijn of haar portfolio leidt om het nummer in te voeren. Wat misschien nog mooier is, is dat je een bericht in CAPP plaatst bij elk event met een link. Bijvoorbeeld: Let op. Dit event is geaccrediteerd. Wil je dat je punten automatisch worden bijgeschreven, geef dan je registernummer door.

Gemak en overzicht voor back office en eindgebruiker

Deze oplossing zorgt dus voor meer gemak voor de back office. Ook de eindgebruiker profiteert hiervan. Want voor heel veel Nederlandse zorgprofessionals is accreditatiepunten behalen deel van hun dagelijkse praktijk. In de catalogus van het systeem krijgt de zorgprofessional met de zoekfunctie meteen het overzicht van geaccrediteerde events per register. Bij de verschillende scholingen wordt aangegeven hoeveel punten die scholing is. Heb je hulp nodig bij de inrichting van registernummers in CAPP? Neem dan contact met ons op.