Insta Takeover Amarant: Verbinding op afstand

Zorgorganisatie Amarant zit vol verhalen. Van gezellige koffieautomaat-praat tot het delen van mooie momenten met cliënten. Maar hoe houd je in deze tijd onderlinge verbinding met elkaar? Amarant besloot die verhalen te delen via een wekelijkse Takeover op Instagram. Iedere week neemt een medewerker collega’s en cliënten mee in zijn of haar werkweek op een zorglocatie. Een gouden greep, zo bleek!

Het aantal volgers op Instagram is ondertussen verviervoudigd en de enthousiaste reacties van medewerkers en cliënten blijven binnenstromen. Bij Defacto zijn we altijd geïnteresseerd in hoe professionals van en met elkaar leren, ook om onze andere klanten te inspireren. Tijd voor een gesprek met de initiatiefnemer van dit idee, Nathalie de Weert, werkzaam als communicatieadviseur online bij Amarant.

Hoe ben je op het idee van de Insta Takeover gekomen en met welk doel?

"Ik ben altijd met online bezig, ook voor mijn werk. Dus dan blijf je op de hoogte van wat er speelt en zie je leuke trends opduiken, zoals de Instagram Takeover. Toen dacht ik: Dat is nou leuk om te doen als Amarant. Vervolgens hebben we eerst goed bekeken wat we ermee wilden bereiken. In deze coronatijd kunnen we natuurlijk niet meer zo makkelijk zorglocaties bezoeken en je komt mensen niet meer zomaar tegen. Het is voor collega’s onderling en voor cliënten wel belangrijk om in verbinding te staan met elkaar. En zo kan dit op een hele laagdrempelige manier.

Je krijgt echt een uniek inkijkje bij zo’n locatie. Hoe ziet iemand’s werkdag eruit, met welke cliënten wordt daar gewerkt, wat doen ze voor activiteiten? We zien dat het steeds meer is gaan leven en dat steeds meer mensen zich aanmelden om mee te doen. Volgens mij zijn we ook nog een van de eerste zorgorganisaties die dit doen en dat is extra leuk natuurlijk!"

Begeleiden/ondersteunen jullie medewerkers tijdens de Takeover?

"Bijna iedereen kan wel met Instagram overweg. Sommige mensen hebben een beetje hulp nodig, maar de meeste mensen lukt het zelf. Als mensen gedurende de dag vragen hebben kunnen ze bij ons terecht. Maar in de praktijk gaat het tot nu toe goed. De meeste mensen die zich aanmelden hebben affiniteit met social media en zijn digitaal vaardig.

Soms is het een cliënt die de Takeover doet en dan hebben we een uitgebreide handleiding met plaatjes en uitleg over hoe je een berichtje aanmaakt of bewerkt. Maar voor de begeleiders is dat niet nodig. Die zijn vaak tussen de 20 en 50 jaar, dus Instagrammen zelf veel en gebruiken ook andere social media. Dat zit wel in hun DNA."

Krijgen medewerkers richtlijnen mee of zijn ze vrij in wat ze plaatsen?

"Er zijn wel richtlijnen, maar eigenlijk heel weinig. Het belangrijkste is dat als er mensen in beeld komen, ze vooraf toestemming hebben gegeven. Want als grote zorgorganisatie wil je gewoon goed omgaan met de wet en de privacy van mensen.

Als mensen zich aanmelden hebben we een mailtje klaarstaan met een link naar de toestemmingsformulieren op intranet. Iedereen die meedoet is zich daar bewust van en vindt het ook een verantwoordelijkheid om dat goed te regelen. Sommige medewerkers kiezen ervoor om mensen alleen op de rug te filmen en hoofden buiten beeld te laten, dat kan natuurlijk ook. Maar de leukste posts zijn als er echte gebeurtenissen plaatsvinden en mensen interactie hebben met elkaar.

Mensen zijn dus helemaal vrij om zelf invulling te geven aan hun Takeover. Dat maakt het ook juist zo leuk, want anders haal het authentieke eraf en dat is zonde. Je moet mensen wel een beetje hun eigen ding laten doen, anders doen ze ook niet mee. Als je mensen dat vertrouwen geeft, krijg je dat eigenlijk altijd terug. Het is een kwestie van loslaten. Vanuit communicatie ben je altijd bezig met branding en ben je bang dat er iets mis kan gaan maar dat is eigenlijk niet nodig. Dat is wel een hele mooie les. Je kan het best loslaten die communicatie, want het komt wel goed."

Wat voor reacties krijgen jullie?

"We boomen echt op Instagram! We zijn enorm gegroeid qua volgers. Volgens mij hadden we een jaar geleden zo’n 300 volgers en inmiddels zitten we op 1200. Dus dat gaat best snel en we promoten haast niet. We doen alleen af en toe onze eigen corporate content en daarnaast zoveel mogelijk uit de organisatie. Dat scheelt de communicatieafdeling ook tijd. Je moet medewerkers wel begeleiden, maar daar heb je wel echt iets aan. Want je hoeft zelf niet zoveel te posten en er komt vanzelf goede content!"

"We krijgen hele leuke reacties, zowel van cliënten als collega’s. Cliënten vinden het vooral leuk om te kijken als ze weten dat ze genoemd worden. En collega’s vinden het hartstikke leuk om te zien hoe het er op andere locaties aan toe gaat. Dat zie je ook aan de vragen die collega’s elkaar stellen tijdens de Takeover. Mensen leren op die manier van elkaar en inspireren elkaar."

Wat doen jullie met de inzichten en data die jullie uit Instagram halen?

"We halen wel cijfers en statistieken uit Instagram, maar zijn nog bezig daar inzichten en acties aan te koppelen. Je kunt bijvoorbeeld in kaart brengen wat wel en niet werkt en welke soorten content goed bekeken worden. Dat zijn we nu aan het opstarten, wat vertelt deze data ons en hoe kunnen we daar met z’n allen op reageren.

We zien hoeveel mensen het hebben gezien en ook de engagement, bijvoorbeeld hoe vaak posts geliked of gedeeld worden. Dus je ziet duidelijke trends voorbij komen en bij echt hele gave content zie je dat ook terug. Soms hebben we het dan over 1000% engagement bij een bepaalde post. Dat is gewoon fantastisch! Dan kun je zoveel corporate communicatie bedenken maar daarmee haal je dat niet. Als je dat vergelijkt met een nieuwsbrief, dan is het maar afwachten hoeveel mensen die openen en op de linkjes klikken. Dus dit geeft echt wel schwung aan je communicatie.

Ook voor employer branding en voor het aantrekken van nieuwe medewerkers werkt dit heel goed. Want wie wil er nou niet bij een organisatie werken met zulke enthousiaste verhalen? Je ziet het enthousiasme en de betrokkenheid en de verbondenheid tussen collega’s onderling, maar ook met de cliënten. Als je in zorg werkt, dan doe je dat om mensen te helpen. En als je dat dan terugziet op zo’n platform, dan helpt dat wel bij de keuze om wel of niet bij Amarant terecht te komen."

Zien jullie ook mogelijkheden hiervoor in het leerveld?

"Het is inderdaad wel interessant om te onderzoeken hoe we dit op een goede manier in kunnen zetten. Bijvoorbeeld door mensen die een training volgen of geven de Takeover te laten doen. Het is wel een leuke manier om meer aandacht te krijgen voor leren en ontwikkelen. Misschien kun je het zelfs in een training gebruiken om live vragen te stellen en kwisjes te doen. Dan laat je als organisatie ook zien dat je bezig bent met leren.

Er zijn mogelijkheden genoeg, maar je moet jezelf wel afvragen wat je ermee wilt bereiken. Want als je het zomaar doet om het te doen dan ga je geen resultaten behalen. Dus dat is een tip als je hiermee aan de slag zou willen gaan. Goed nadenken waarom je dit wilt doen en wat je wil bereiken. Begin gewoon klein en kijk of mensen het leuk vinden. En probeer het dan wel meteen een aantal dagen achter elkaar om goed te kunnen zien wat er gebeurt en wat wel en niet werkt. Dan kun je ook je planning en kandidaten beter afstemmen op elkaar."