Defacto Klantendag

Na twee Corona jaren keken we uit naar de eerste normale klantendag. Op 9 juni kwam een groot aantal van onze klanten en het Defacto team samen op een prachtige plek op de Veluwe. We kijken terug op een zeer geslaagde dag! Iedereen nam deel aan de verschillende activiteiten en gesprekken over feedbackloops, groene bolletjes, performance support, engagement en effectmetingen. Lees hier een impressieverslag.

Naar huis met een goudklompje

Samen kennis en ervaringen uitwisselen en met elkaar in gesprek over de inhoud, dat was wat wij in gedachten hadden voor de klantendag. In het ochtendprogramma kwam dit al naar voren tijdens de interactieve quiz over werkplekleren. Aan de hand van diverse stellingen konden de aanwezigen hun mening laten horen, wat voor interessante interacties en verhelderende inzichten zorgde. Zo vonden sommige dat het bij werkplekleren gaat om het volgen van een opleiding op de werkvloer en relateerden anderen het meer aan performance support en het opzoeken van informatie tijdens het werk.

Na de quiz was er genoeg tijd om tijdens de lunch met elkaar in gesprek te gaan over actuele en herkenbare onderwerpen zoals het toetsbeleid, de ontwikkeling van e-learningmodules en performance support.

“Ik ga met een goudklompje in mijn tas naar huis”

vertelde iemand opgetogen. Tijdens de lunch was zij aan de praat geraakt met iemand van een andere organisatie. Zelf was ze al maanden bezig met het toetsbeleid in haar organisatie, maar ze was vastgelopen. Dankzij dit gesprek zag ze weer helemaal voor zich welke stappen ze kon zetten om tot een goede inrichting van het Kwaliteitspaspoort te komen.

Van Personal Computers tot bloeiend CAPP LMS

Vraag jij je weleens af wat CAPP betekent? Tijdens de klantendag gaf Hans Veeger, oprichter en directeur van Defacto, daar antwoord op. Hij nam het publiek mee naar de periode van het ontstaan van Defacto en CAPP. In 1987, toen de organisatie werd opgericht, was nog geen focus op (digitaal) leren en ontwikkelde Defacto allerlei softwareproducten, verkocht personal computers en legde in de pré-internettijd computernetwerken aan. In de markt van software en automatisering was Hans een pionier. Dit blijkt ook wel uit het feit dat Defacto heel snel zelf een website ontwikkelde en online aanwezig was. Na een aantal jaar ontstond CAPP wat een afkorting is voor Cursus Administratie Plannings Programma.

CAPP heeft zich in de loop der jaren ontwikkeld tot het LMS waar de focus nu ligt op het ondersteunen van opleiden, leren en compliance, onder meer door de aansturing van Hugo Veeger, Product Lead. Hij trok de vergelijking tussen tuinieren en software development, en hoe belangrijk een continue feedbackloop is voor het vormgeven van onze producten en ontwikkelingen. “De processen lijken op elkaar. Je moet zaadjes planten en je moet de planten water geven. […] Wat doe je als het niet goed gaat? Dan moet je bijsturen. […] Vaak gaat het ook goed en komt uit de feedbackloop goed nieuws en pluk je er de vruchten van.” vertelde Hugo. Zo zijn er door de afgelopen veranderingen, zoals het gezamenlijk oppakken van Intercom en onze kijk op customer success, de feedbackloops tussen Defacto en haar klanten kleiner geworden. Kortere lijntjes en meer contact leiden tot een beter effect, in alle opzichten.

Break out sessies

In het middagprogramma stonden vier thema's centraal. Deze liepen uiteen, maar hingen ook met elkaar samen want het zijn onderwerpen waar Defacto zich de komende periode nog meer op wil gaan richten. Elk thema werd in een interactieve break-out sessie behandeld en ook hier werden ervaringen gedeeld en stellingen ingenomen.

Het geautomatiseerde groene bolletje

Hoe verlaag je de tijdsinvestering en druk op toetsing en zorg je er voor dat we blijven leren in plaats van registreren? Tijdens deze sessie werden er in verschillende groepen aan de hand van de volgende drie casussen alle kaders losgelaten en gefantaseerd over nieuwe mogelijkheden.

• Koppeling: Wat als informatie uit het EPD/ECD doorgesluisd wordt naar CAPP en de daar geregistreerde handelingen het toetsen vervangen? Voor de meesten was dit zeker een mogelijkheid die het waard is om te onderzoeken, wel met de kanttekening dat alleen omdat je een handeling vaak doet het niet betekent dat je het ook goed doet. Waar leg je de verantwoordelijkheid? Is er niet vaak al een soort 'sociale controle' of moeten we toch blijven toetsen?
• Werkplekgericht: Het Kwaliteitspaspoort en het behalen van 'groene bolletjes' worden vaak gebruikt als middel om de medewerker aan het leren te krijgen, maar moeten we het niet omdraaien en door middel van werkplekleren en andere leerinterventies er voor zorgen dat je ook gecertificeerd en bekwaam verklaard bent? Dat het Kwaliteitspaspoort vooral een ondersteunend middel moet zijn, daar was iedereen het mee eens. Het streven is om meer verantwoordelijkheid bij de medewerkers zelf te laten. Zo werd er verteld dat het toetsbeleid vroeger vanuit de academie kwam, het nu bij de afdelingen belegd is en in de toekomst van de medewerkers zelf zou moeten komen. Ook werd er verteld dat het tijdens de piek coronatijd eigenlijk al gebeurde. Door noodzaak/urgentie, relevantie en motivatie ging iedereen zich bekwamen nog voor dat het vereist was.
• Loslaten: Een wereld volledig zonder KPP en bolletjes. Kan dat? Een moeilijke vraag waar vooral terughoudend op gereageerd werd. Voor de inspecties en je uiteindelijke bekwaamheid zou het eigenlijk kunnen, maar vinden we dat stuk controle niet toch stiekem wel prettig?

Engagement

Hoe kan je gebruikers blijven boeien om bezig te zijn met leren en ontwikkelen? Denk bijvoorbeeld aan vloggers op Youtube, wat maakt hen zo goed in het engagen van hun doelgroep? Engagement zegt namelijk iets over hoe betrokken het publiek is bij het onderwerp. Dit geldt niet alleen op Youtube maar ook over het volgen van een online training op een leerplatform.

Aan de hand van de metafoor van de stok en de wortel werd helder dat de stok -het kwaliteitspaspoort en haar rode bolletjes- in veel organisaties al wordt gebruikt om de doelgroep naar het leerplatform te trekken. Maar in hoeverre wordt er gebruik gemaakt van de wortel om mensen aan het leren te krijgen en wat is die wortel dan? Belangrijke elementen om je doelgroep te engagen is dat het leeraanbod, de content die je aanbiedt zowel Urgent, Relevant als Kwalitatief goed is, in het kort URK. Dit meet je onder andere door data/ insights, maar ook door de interactie tussen de vraag en het aanbod waardoor je een positieve feedbackloop creëert en je aanbod continue kunt verbeteren.

Performance support wandeling

De omgeving nodigde uit om samen te wandelen door de bosrijke natuur en langs de kale vlakte van Radio Kootwijk. Tijdens deze wandeling gingen deelnemers aan de hand van drie stellingen met elkaar in gesprek over werkplekleren en performance support. Al snel werden ervaringen uitgewisseld en werd besproken welke rol performance support in de organisatie heeft en welke eisen hieraan worden gesteld. Bij een aantal organisaties moet informatie binnen twee kliks en tien seconde beschikbaar zijn. Andere zijn hier minder stellig in. Aan het einde van de wandeling liepen de deelnemers door de QR tuin waar speciale ‘QR bloemen’ stonden. Deze ‘QR bloemen' konden met de telefoon gescand worden en gaven zo toegang tot informatie over de omgeving. Iedereen die dat wilde kon zelf ervaren hoe CAPP Agile QR ingezet kan worden voor performance support. CAPP Agile QR is volledig gericht op Performance Support en biedt verschillende mogelijkheden om informatie en instructies laagdrempelig aan te bieden aan medewerkers.

Zonder meting geen effect

Met een effectmeting stel je vast of een bepaalde opleiding of leerinterventie het gewenste effect heeft gehad. Maar hoe pak je dat aan en hoe meet je het leerrendement in jouw organisatie? In de sessie over effectmeting gooiden de deelnemers een pingpongballetje om zelf te ervaren of ze hun worp konden verbeteren. Hoe meet je dat wat je wilt meten? En waar begin je mee? Tijdens de sessie werd door de deelnemers gewerkt aan een gedegen stappenplan. Samen bedachten we wat er per fase van de effectmeting nodig is. Zo begint de effectmeting altijd met een plan. Daarna volgen methode, meting, analyse en inzicht. Het stappenplan geeft houvast, maar juist oefening baart kunst. Dus de conclusie was: effectmeting, gewoon doen!

Kaart schrijven aan jezelf

We kijken terug op een leuke en leerzame dag, waarbij het accent lag op elkaar weer kunnen zien en inhoudelijk in gesprek te gaan. Tot slot was er de mogelijkheid om een timecapsule in te vullen, waar de deelnemers opschreven hoe ze deze dag hebben ervaren en met welke acties ze de komende tijd aan de slag willen gaan. Deze ontvangen ze als 'Kaartje aan jezelf' over drie maanden terug, hun eigen feedbackloop!

Bij deze willen we alle deelnemers bedanken voor hun aanwezigheid en bijdrage. Zonder jullie was het niet zo'n geslaagde dag geworden. Bedankt!