Eenduidige onboarding bij ResultLaboratorium: van idee tot uitvoering
ResultLaboratorium is het laboratorium van drie verschillende ziekenhuizen en kent meerdere priklocaties. Doordat medewerkers verspreid zijn over verschillende locaties én regelmatig geplaatst zijn bij andere organisaties, is het een flinke uitdaging om hen allemaal het Result-DNA mee te geven. Astrid Voogd, Opleidingsadviseur bij ResultLaboratorium, zocht naar een manier om nieuwe medewerkers vanaf dag één de Result-cultuur te laten omarmen. Het resultaat: voor elke nieuwe medewerker staat een programma klaar, zodat iedereen op dezelfde manier wordt ingewerkt en kennismaakt met ResultLaboratorium – ongeacht de locatie waar ze werkzaam zijn.
In deze blog lees je over Astrids aanpak en krijg je een inkijkje in het resultaat.
Aanpak
De vraag was duidelijk: een generiek inwerkprogramma waarin elke nieuwe medewerker kennis maakt met en ingewerkt wordt op basis van de standaarden van ResultLaboratorium, met persoonlijk contact als belangrijk uitgangspunt. Maar waar begin je?
Overlap
Astrid startte met een inventarisatie. Alle aanstellingsinformatie werd geïnventariseerd. Er werd gekeken welke informatie locatiespecifiek was en welke overlappend was voor alle locaties. Die informatie werd gecontroleerd, geactualiseerd en aangepast voor alle locaties.
Actualiseren en harmoniseren
De HR-informatie werd voorheen in Word-documenten, maar bleken niet geschikt te zijn voor alle nieuwe medewerkers. Ook deze documenten zijn herzien, geactualiseerd en geharmoniseerd, zodat de inhoud voor iedereen relevant en toepasbaar is.
Persoonlijk contact
De onboarding kende al een welkomstbijeenkomst, die vooral zendergericht was. Zo nam een lid van de Raad van Bestuur een deel van de bijeenkomst voor zijn rekening en werd er veel informatie gedeeld.
Astrid ging met de sprekers in gesprek om te bekijken welke informatie digitaal aangeboden kon worden. Zo ontstond er tijdens de bijeenkomst meer ruimte voor persoonlijk contact en voor vragen van nieuwe medewerkers.
Sorteren en prioriteren
De informatie was geïnventariseerd; de volgende stap was om te bepalen wanneer en in welke vorm deze informatie werd aangeboden. Informatie die relevant was voor alle medewerkers en geschikt voor digitale presentatie of zelfstudie, werd gedigitaliseerd. Informatie die zich hier minder goed voor leende, werd opgenomen in de welkomstbijeenkomst of als live event in het programma verwerkt.
Resultaat
Alle informatie werd geclusterd, gestructureerd en verwerkt in twee inwerkprogramma’s in Programs: het algemene Welkomstprogramma en het functiespecifieke Introductieprogramma voor medewerkers Bloedafname.
In het Welkomstprogramma vinden alle nieuwe medewerkers de secties die samen het programma vormen. Zo ontstaat er een tijdslijn zodat de nieuwe medewerker precies weet hoe het inwerkprogramma er uit ziet en weet wat wanneer te doen. Per sectie vindt de medewerker de informatie dat op dat moment relevant is, samen met de taken die daar bij horen. Denk hierbij aan het inschrijven op events in CAPP LMS of het achterlaten van een check-in binnen het onboardingprogramma. Deze check-in biedt niet alleen de mogelijkheid voor communicatie tussen de nieuwe medewerker en diens leidinggevende of inwerkbuddy, maar zorgt ook voor de verslaglegging van het onboardingproces.
Meerdere inwerkprogramma’s
Het tweede programma, specifiek voor de nieuwe medewerkers bloedafname, heeft veel overlap met het algemene inwerkprogramma’s. Omdat Astrid de informatie, de zelfstudie, heeft vormgegeven in Agile Air is het makkelijk deze informatie op meerdere plekken te delen en tegelijk op slechts 1 plek te beheren. Het opstellen van een tweede (of derde of …) is zo met kleine inspanning makkelijk op te zetten.
Het programma voor de nieuwe medewerkers van de bloedafname is een uitgebreider programma, waar meer informatie over de specifieke functie wordt gegeven, direct doorgelinkt wordt naar functiespecifieke events en e-learningmodules gekoppeld aan het Kwaliteitspaspoort van de nieuwe medewerker. Zo krijgt deze nieuwe medewerker niet alleen een organisatiebreed programma aangeboden maar kan ook tijdens het inwerken het Kwaliteitspaspoort vullen.
Vervolg
De eerste programma’s staan, maar het werk is nog niet klaar. Astrid wil verder doorontwikkelen. Zo wil ze onder andere locatiespecifieke informatie opnemen in het programma en het aanbod uitbreiden met meer functiespecifieke programma’s.
