Agile QR kaarten bij een Onboarding - Onverwacht leuk!
Het is misschien niet het eerste waar je aan denkt bij het organiseren van een onboarding, het inzetten van een reeks QR kaarten. Toch deed Thijs dat samen met zijn collega's. En met goed resultaat! Na het inzetten van deze QR kaarten is de beoordeling van de onboarding bij Rijnstate op een schaal van 5 van een 3.7 naar een 4.3 gegaan! Benieuwd naar hun verhaal? Lees zeker verder!
Dat ze bij het Rijnstate ziekenhuis in Arnhem wat aan hun onboarding wilden veranderen, was al een tijdje bekend. Met de komst van Corona werd de introductiedag afgeschaft en vervangen door een 20 minuten durende video. Deze video bracht snel inzicht in de kernwaarden van Rijnstate, namelijk Lef, Gastvrijheid, Professioneel en Ondernemend. Leuk, maar daarna werd de medewerker aan zijn lot overgelaten. Voor Thijs en zijn collega's was het duidelijk: We omarmen de Gastvrijheid en zorgen er voor dat de nieuwe medewerkers een zachte landing en warm welkom krijgen.
In een multidisciplinair team gingen ze aan de slag. Hun ambitie was om een Pre- en Onboardingsreis voor professionals gedurende het eerste jaar te maken. Met als uitgangspunt: Generiek waar mogelijk, specifiek waar nodig. In Droomsessies onder begeleiding van Frisse Blikken schetsten ze de ideale onboardingervaring.
Tijdens deze sessies kwamen ze op een paar principes. De onboarding zou moeten zorgen voor het leren kennen van de Cultuur binnen Rijnstate, door de Verbinding op te zoeken. Er wordt een Basis gelegd, door Duidelijkheid te geven. Het werd geassocieerd met een verhuizing, waarbij het doel is dat je thuis komt, thuis bij Rijnstate.
De onboardingervaring werd uitgestippeld en elke stap kreeg steeds meer vorm. Dat deze onboarding ook een interactief gedeelte moest bevatten was al snel duidelijk. Want hoe laat je iemand in korte tijd snel én effectief kennis maken met een grote organisatie zoals Rijnstate? En toen kwamen de QR kaarten in beeld.
Samen met zijn collega's stippelde Thijs een speurtocht door het ziekenhuis uit, zodat de professional langs belangrijke en handige afdelingen wordt geleid en het ziekenhuis leert kennen. In totaal hangen in het Rijnstate Ziekenhuis 10 QR codes verspreid, allemaal leidend naar een onderdeel van diezelfde speurtocht.
Op de eerste maandag van de maand komen alle nieuwe medewerkers bij elkaar en gaan ze, na een officiële zit, in groepjes van 10 gezamenlijk de speurtocht doorlopen. Per onderdeel krijgt de nieuwe medewerker toegang tot een QR Stepskaart waarin ze een korte introductie over de plek vinden, met aanvullende informatie en een opdracht waarmee ze 1 letter kunnen verdienen. Alle verzamelde letters vormen samen een woord. De eerste groep die het woord juist heeft geraden, krijgt een kleine attentie.
En misschien denk je, volwassen mensen een speurtocht laten doen? Werkt dat? Ja dat werkt! Want samen met lotgenoten op missie in je nieuwe werkomgeving zorgt voor een goede band. Met de QR kaarten krijg je eenvoudig toegang tot belangrijke informatie. Daarnaast leidt de speurtocht je naar plekken waar je anders niet komt. Of zoals een nieuwe medewerker zelf zei: 'We zijn geïnformeerd, hebben gelachen en zijn tot onze stappen gekomen.' Logisch dat deze speurtocht zo'n impuls voor de onboardingervaring was.
En het leuke is, het mes snijdt aan twee kanten! Want naast dat het voor de nieuwe professionals een leuke kennismaking is, voelen ook de betrokken afdelingen zich meer gezien. Win-win dus!
Ben jij ook ook benieuwd hoe jij Agile QR in kunt zetten in jouw onboarding? Bekijk hier wat Agile QR voor jou kan betekenen.
