Spruitje: de flexibele evaluatietool voor groei

Een evaluatietool die werkt als Tikkie? Met Spruitje genereer je in een paar klikken een survey, die je vervolgens makkelijk deelt via Whatsapp, mail of QR code. Flexibel in te zetten voor elke vraag, van zelfreflectie en evaluatie van cursussen tot het inventariseren van dieetwensen. Superhandig voor docenten, studenten, eigenlijk iedereen die wel eens surveys gebruikt. Consultant Bastiaan Barelds vertelt hoe dit zaadje ontkiemde vanuit de kelder van Defacto. En wat de eerste klanten vinden van Spruitje.

Hoe is het idee voor Spruitje ontstaan?

We zagen dat onze klanten behoefte hadden aan een tool waarmee gebruikers kunnen evalueren en reflecteren. Vaak wordt daarvoor een externe tool gebruikt of maken organisaties zelf een Word documentje met een aantal vragen, bijvoorbeeld ‘Wat ging goed, wat kan beter, wat heb je geleerd’. Dat werd dan in ons systeem gehangen en vervolgens werden de resultaten handmatig verwerkt. We kregen wel eens de vraag of dat ook gedigitaliseerd kon worden. En dan het liefst geïntegreerd binnen CAPP, zodat je niet meer te maken hebt met externe tools, licenties en privacy issues.

Daar zagen we wel een uitdaging in bij Defacto. Dus toen zijn we dit jaar met een groepje gaan uitdenken hoe deze tool eruit moest komen te zien. We hadden al een tool 360° Feedback, maar die had echt meer de focus om feedback op te halen. We wilden een flexibele tool bouwen, waarbij je snel en makkelijk vragenlijsten kan genereren die je kan inzetten voor diverse doeleinden. In eerste instantie voor het reflecteren van studenten op hun eigen ontwikkeling, maar we zagen al snel dat je dit breder kan inzetten. Bijvoorbeeld om een cursus te evalueren of wensen en behoeften te peilen. Dus het moest echt een flexibele, laagdrempelige evaluatietool worden.

Hoe zijn jullie op de naam Spruitje gekomen?

Veel mensen denken meteen aan de groente, het spruitje. Maar spruiten betekent natuurlijk ook ontkiemen. En daar zagen we een mooie link. Want wij zijn hier in de kelder van Defacto al een aantal jaren bezig met indoor farming, van bijvoorbeeld tomaten en basilicum. Dat is een beetje onze hobby. We zien wel vaker de parallel met ons werk op dit vlak. Qua ritme, en dat je eerst moet zaaien voordat je kunt oogsten, of dat je soms goed moet snoeien voordat iets weer kan groeien.

We hadden ook spruitjes die aan het ontkiemen waren. En eigenlijk zagen we daar gelijk raakvlakken met deze tool. Het uitgangspunt is namelijk om te groeien door reflectie te vragen als student aan je begeleider. Hoe kan je die feedback toepassen in de praktijk en ervan leren? Dat vonden we een mooi beeld. Dat spruitje dat groeit.

Veel mensen vinden feedback vragen toch wel een beetje spannend. Je stelt je kwetsbaar op. Je vraagt aan een ander ‘Wat vind je van hoe ik het doe? Wat gaat goed, wat gaat minder’? Maar net als bij spruitjes, hangt het er maar net vanaf hoe je ze serveert. Dus stel dat we het proces laagdrempelig en makkelijk maken. Zodat je gaat denken, het is eigenlijk best wel mooi om met elkaar beter te worden. En om kwetsbaar te zijn en daarin te groeien. Als een spruitje dus. Spruitje is in die zin een levende metafoor.

En hoe heeft Tikkie jullie geïnspireerd?

Het allerbelangrijke vonden we dat de tool makkelijk zou zijn in gebruik. Dus zowel het maken van een vragenlijst, maar ook het delen en het invullen ervan moet in een paar klikken.

Daarom hebben we Tikkie als inspiratie genomen. Een betaalverzoek maken en versturen doet tegenwoordig bijna iedereen. Simpelweg omdat het zo snel en makkelijk is. Binnen no time voer je een bedrag in. Dan zeg je voor wie en wat het is en genereer je een code. Die deel je via WhatsApp of stuur je via de mail. En je ziet live hoe vaak mensen al betaald hebben. Die principes wilden wij gebruiken voor Spruitje.

We wilden iets neerzetten wat in potentie de norm kan worden. Daarom hebben we heel goed nagedacht over de design principes. Ik denk dat het aardig gelukt is in de software. Ik ben er trots op, want het is al best een volwassen product. En je kan er echt veel mee, terwijl het zo eenvoudig werkt.

Hoe werkt Spruitje?

Je kiest een vragenlijst uit een template store of je maakt zelf een nieuwe. We hebben nu een stuk of 15 sjablonen die je kunt gebruiken. Gezien onze ervaring weten we onderhand best veel over validiteit en eenduidige vraagstelling. En daarmee hoe je ervoor zorgt dat je een betrouwbare valide vragenlijst uitzet. Die vragenlijsten krijg je er standaard bij. Je kunt ook je favoriete vragenlijsten selecteren en bewaren. Maar je maakt ook binnen een paar klikken een eigen vragenlijst. Je hebt bijvoorbeeld de keuze uit open vragen, meerkeuzevragen, likertschaal-vragen en slidervraag.

Vervolgens geef je aan of je de vragenlijst anoniem wil uitzetten of niet en aan hoeveel personen. Dan deel je de link via mail of Whatsapp. Je krijgt de resultaten als samenvatting of per respondent te zien in een dashboard. Bij een meerkeuzevraag krijg je bijvoorbeeld een cirkeldiagram, bij een slidervraag een staafdiagram en bij de open vragen laten we alle antwoorden onder elkaar zien. Dus we kiezen in de rapportage het diagram dat het beste bij het vraagttype past.

Er zit een export functionaliteit op voor de vragenlijsten en rapportages. Die is ook in Excel te open. Dan kun je bijvoorbeeld draaitabellen aanpassen en dergelijke. Je kan de rapportage ook downloaden en bijvoorbeeld toevoegen aan je EPA-portfolio. Maar de link met het digitale dashboard blijft ook gewoon bestaan.

En je kan een externe deellink genereren. Je kan dan jouw resultaten gemakkelijk delen met een leidinggevende of begeleider. Dan hoef je geen toegang te geven tot jouw vragenlijst, maar kan iemand de rapportage in de browser bekijken, ook zonder CAPP. Spruitje is makkelijk te integreren in onze producten. Maar je kan het ook losstaand gebruiken, echt als een app. We hebben het zo gemaakt dat die vragenlijsten ook allemaal op je telefoon perfect werken.

Wat vinden klanten er tot nu toe van?

We hebben Spruitje geïntroduceerd op onze jaarlijkse klantendag. Die klanten waren hartstikke enthousiast. En daardoor is het product ook wel zo geworden als het nu is. Zij kwamen namelijk met hele goede suggesties waarmee we de tool echt hebben kunnen perfectioneren. Natuurlijk hebben we Spruitje gebruikt om de feedback van onze klanten op te halen.

Inmiddels hebben we meerdere klanten die de tool gebruiken. Het is heel interessant om te zien hoe ze het gebruiken. Naast reflectie van studenten in langere leertrajecten, gebruiken veel klanten Spruitje om klassikale cursussen of workshops te evalueren. Het is bijvoorbeeld ideaal als een docent na de les nog even snel feedback wil vragen. Terwijl studenten de klas uit lopen scannen ze de QR-code en voeren meteen hun feedback in, als de les nog fris in hun geheugen zit. Dat kan natuurlijk ook na een digitale bijeenkomst.

Maar ook voor of tijdens een event is Spruitje heel handig, om bijvoorbeeld het basisniveau en de vaardigheden uit te vragen. Of bijvoorbeeld de dieetwensen voor de lunch te inventariseren. Klanten vinden het dus een toegankelijke, veelzijdige en flexibele tool en dat zien we ook terug in het gebruik.

Hoe kunnen organisaties gebruik maken van Spruitje?

Spruitje is op dit moment alleen beschikbaar voor onze bestaande klanten. Onze klanten die nog gebruik maken van 360° Feedback kunnen trouwens kosteloos overstappen. We hebben al veel nieuwe ideeën om de app verder te ontwikkelen. Maar we willen natuurlijk vooral horen hoe onze klanten de tool in de praktijk ervaren en die input gebruiken om Spruitje door te laten groeien.

Zelf aan de slag!

Ben je net zo enthousiast over Spruitje als wij? Neem contact met ons op en we vertellen je er graag meer over. Of download het productsheet over Spruitje via onderstaand formulier.