Snelkookpan-implementatie bij de gemeente Den Haag - in twee weken uit en thuis!

De afgelopen twee weken zijn we met een team van Defacto keihard bezig geweest om de Gemeente Den Haag Dienst OCW aan te laten sluiten op onze reeds bestaande CAPP-omgeving bij de Dienst SZW.

Het was de bedoeling om enerzijds met een centrale back office te gaan werken en anderzijds voor de verschillende afdelingen/diensten aparte leerportalen te ontwikkelen. Daarnaast moet in de toekomst het uitwisselen van leermateriaal etc. mogelijk zijn.

De deadline was keihard: 1 februari om 13.00 uur. De uit te voeren werkzaamheden in het kort:

• Conversie reeds bestaande data van de Dienst SZW voor integratie met de OCW-database
• Opzetten leerplein, deels open en deels beveiligd
• Alle medewerkers toegang geven tot het portaal
• Back-office processen integreren

De ervaring met projecten bij de overheid leert dat ze maandenlang kunnen duren, maar bij de Dienst OCW was de wens en de ambitie om dit in twee weken te doen. Gelukkig schrikken we bij Defacto niet van ambitieuze klanten, we houden zelf ook wel van een beetje uitdaging. Alvast een weggevertje: De deadline is gehaald en belangrijker nog, de klant is tevreden.

Hieronder de timeline van het hele proces van eerste contact tot livegang:

• 24/11 - Eerst contact vanuit OCW richting Defacto om aan te sluiten op het bestaande leerportaal van SZW. Hierin zijn de eerste eisen en wensen uitgewisseld

• 16/12 - Inhoudelijke meeting over de mogelijkheden om gezamenlijk een portaal te bouwen en aan te sluiten op SZW

• 7/1 - Gezamenlijke meeting tussen OCW, SZW en Defacto waarin nogmaals inhoudelijk is gekeken naar de implicaties van samenwerking, het te doorlopen proces om te integreren en de contractuele afspraken die aan de samenwerking ten grondslag liggen

• 15/1 - De overeenkomst gesloten. Plannen en afstemmen van alle werkzaamheden

• 18/1 - Start conversie, want de opbouw van het nieuwe Leerplein kan pas na de conversie starten. De conversie is in nauwe afstemming met SZW uitgevoerd en is uiteindelijk ook door SZW en OCW geaccepteerd

• 20/1 - Start opzetten Leerplein. Zowel het opbouwen van het beveiligde als open deel van het Leerplein is gestart. Vanaf nu tot vrijdag 29 januari is er gewerkt aan de realisatie van de uit te voeren werkzaamheden en het testen van het Leerplein

Vandaag op 1 februari 2016 om 13.00: Live!!!!

We hebben het gered en de klant is zeer tevreden met het geleverde werk. Zelf zijn we natuurlijk ook trots op ons nieuwe record en de geleverde kwaliteit. Het oude stond op 5 weken!

Al met al zijn we zeer tevreden met de nieuwe bestaande klant en de fijne samenwerking gedurende het project met zowel SZW als OCW.

Joost Bakhuizen
Business consultant