Lelie zorggroep en WZU Veluwe vinden elkaar in CAPP LMS

Lelie zorggroep en WZU Veluwe zijn met ingang van 1 januari 2025 gefuseerd. Onder de vlag van Lelie zorggroep bieden zij thuiszorg, hulpverlening en verpleeghuiszorg vanuit een christelijke levensovertuiging in een groot deel van Nederland. De fusie betekende ook dat het leermanagementsysteem (LMS) werd samengevoegd. Beide organisaties maakten al gebruik van CAPP LMS van Defacto, maar toch was het nog een flinke klus. Gelukkig kwamen ze er uiteindelijk samen sterker uit. Iets waar iedereen, inclusief adviseur Leren & Ontwikkelen Elke Hubers, positief op terugkijkt.

Wat is de achtergrond van de fusie?

‘Lelie Zorggroep ontstond in 2010 uit een fusie van Agathos, Curadomi en Zorggroep Rijnmond. We bieden ouderenzorg in de breedste zin van het woord, met vestigingen van Assen tot Rotterdam. We verzorgen bijvoorbeeld ambulante zorg, thuiszorg en hulp in de huishouding om mensen zo lang mogelijk thuis te laten wonen. Maar als mensen uiteindelijk bij ons komen wonen, dan is het wel heel fijn we dat ook in de buurt aan kunnen bieden. Omdat WZU Veluwe veel intramurale zorg in de regio heeft, is dit een goede aanvulling op het bestaande aanbod van Lelie zorggroep.’

Hoe zijn jullie te werk gegaan met het LMS?

‘Een fusie maakt altijd veel los en kost tijd en energie. Gelukkig werkten we bij beide organisaties al met CAPP LMS. De eindgebruikers hoefden niet opeens in een andere omgeving te gaan werken. Ze wisten hoe alles werkte en waar ze informatie konden vinden.

Toch wilden we zorgen voor een zachte landing voor onze medewerkers. Er komt namelijk al genoeg kijken bij zo’n fusie. Denk aan veranderende systemen en soms een andere manier van werken. Daarom hebben we ervoor gezorgd dat de medewerkers van WZU Veluwe niet in één keer heel veel vereisten erbij kregen. De bekwaamheidsverklaringen hebben we voor hen bijvoorbeeld op groen gezet. Op deze manier kunnen ze later zelf bepalen wanneer en hoe ze deze gaan invullen. Dit geeft ruimte, vertrouwen en overzicht. Zo'n verklaring kunnen ze straks zelf invullen maar ze kunnen hun vaardigheid ook door een collega laten beoordelen. En als ze willen kunnen ze een extra training volgen om te oefenen en bekwamer te worden.’

Hoe hebben jullie medewerkers meegenomen in het systeem?

‘We hebben binnen CAPP twee kanalen aangemaakt voor medewerkers en voor leidinggevenden. In het leerplein hebben we met video’s, visuals en tekst een onboarding gemaakt om WZU Veluwe medewerkers bekend te maken met onze visie en beleid. Daar zit ook uitleg bij over hoe het Kwaliteitspaspoort er nu uitziet en waar je wat vindt in het systeem. Tot nu toe zien we iedere week nog een toename in het aantal inschrijvingen. De reacties zijn heel positief. En het mooie is, we kunnen deze onboarding straks ook voor nieuwe medewerkers gaan gebruiken, door de content iets aan te passen en generiek te maken.’

Was er sprake van kruisbestuiving?

‘Zeker! Elke organisatie heeft zijn eigen manier van werken. En dat moet bij een fusie bij elkaar komen, ook in het LMS. We hebben alle content naast elkaar gelegd, waarbij de content van Lelie zorggroep leidend was voor het Kwaliteitspaspoort. Die verplichtingen en vereisten hebben we als uitgangspunt genomen. Maar we hebben zeker ook elementen van WZU Veluwe behouden.

We hebben steeds gekeken naar wat de beste weg was. Het gaat erom dat we er samen sterker uitkomen. Het is in een fusie daarom belangrijk om oog voor elkaar te houden en niet bang te zijn de sterke punten van elkaar over te nemen. Dan maak je gebruik van elkaars kracht. In een gesprek met een manager van een locatie op de Veluwe krijg ik terug dat de fusie eigenlijk heel weinig onrust heeft veroorzaakt. Dat is denk ik het grootste compliment dat je kunt krijgen! Vaak ervaren medewerkers juist onrust als hun organisatie fuseert. Maar doordat wij de medewerkers stap voor stap hebben meegenomen, bleef het rustig.’

Wat was de rol van Defacto?

‘Defacto heeft ons enorm goed ondersteund. Ze hebben heel veel werk verzet en ons ook veel werk uit handen genomen. We hadden wekelijks overleg met het projectteam om te kijken waar we stonden, wat er goed ging en wat er nog moest gebeuren. De lijntjes waren kort dus het was snel schakelen. De samenwerking liep op die manier heel goed. Defacto deed met name de technische ondersteuning, maar heeft ook meegedacht over de onboarding en de inrichting van de kanalen. Ze waren enorm betrokken en stelden zich echt op als samenwerkingspartner. We zijn heel blij met hun creativiteit en het denken in oplossingen. Hun ervaring en expertise heeft ons goed geholpen om dit project succesvol én op tijd af te ronden.’

Heb je nog tips voor andere organisaties?

‘Begin op tijd en neem ook ruim de tijd. Rondom een fusie komt gaandeweg altijd meer los dan je vooraf inschat. Structuur en herhaling zijn daarbij essentieel. Plan vaste momenten in met een projectgroep voor structuur en overzicht. Gebruik tijdens het traject de kracht van de herhaling. We hebben vanuit de HRM allerlei sessies georganiseerd voor de managers met uitleg over de veranderingen in het leerplein. Maar dan merk je toch dat herhaling heel belangrijk is. Dat is nodig omdat er zoveel op mensen afkomt, dat het niet in één keer blijft hangen. Deel de keuzes en veranderingen daarom op meerdere momenten en manieren, zodat het echt goed kan bezinken.

Houd er rekening mee dat je als LMS in een fusie een eindstation bent. Dus ga er niet vanuit dat mensen meteen reageren op de veranderingen en meteen het systeem in duiken. Dat komt pas in tweede instantie. Want medewerkers zijn eerst bezig met praktische vragen als ‘Kan ik wel goed rapporteren?’ Of ‘Hoe kan ik vrije dagen aanvragen? Pas daarna ontstaat er ruimte voor het leerplein. En dan komen er vragen los, dat merkten we na een tijdje duidelijk. Besef dus dat je LMS voor medewerkers nooit op de eerste plaats zal staan. Een medewerker wil gewoon weten wat er nodig is om zijn werk goed uit te kunnen voeren. Dat is logisch, en daar moet je op voorbereid zijn.

Je zult altijd open eindjes hebben. Het kan gewoon niet allemaal in één keer perfect zijn. De vraag is alleen hoe je daarmee omgaat. Blijf vooral goed luisteren, communiceren en aansluiten op de vragen die leven. Zo zorgen we ervoor dat medewerkers niet alleen werken, maar ook leren met waardering.’

Gaat jouw organisatie fuseren of samenwerken op het gebied van leren en ontwikkelen? Wij denken graag mee over de inrichting van je LMS. We delen onze ervaring graag om de overstap en integratie gestructureerd en goed te laten verlopen.