Omring richt leerlingenportfolio in met Programs

Zorgorganisatie Omring biedt een breed scala aan zorg, van gespecialiseerde verpleging tot revalidatie. Zowel thuis als in een van de 25 woonzorglocaties in West-Friesland, de kop van Noord-Holland en op Texel. Deze veelzijdige organisatie richtte onlangs een leerlingenportfolio in met Programs. Om studenten wegwijs te maken in de organisatie, maar ook om check-ins met hun studentbegeleider te faciliteren en voortgang bij te houden. L&O manager Don van Koll vertelt ons hoe ze te werk zijn gegaan en wat de toekomstplannen zijn.

Wat was de aanleiding om een leerlingenportfolio in te richten?

Als zorgorganisatie wil je de voortgang en resultaten van je studenten op een overzichtelijke manier bijhouden. Belangrijk voor de student en de organisatie, maar ook voor subsidies. Tot nu toe liep het beoordelen van verslagen en het bijhouden van voortgang via verschillende systemen en vaak nog op papier. We hadden daarom weinig zicht en grip op het proces en het was allemaal erg versnipperd. Het voelde voor studenten ook vaak als een moetje, omdat het bijhouden van hun praktijkervaring voor hun geen enkele meerwaarde had. Het was dus heel veel controleren en achter mensen aanzitten. Kortom het werkte gewoon niet goed. Dat was de aanleiding om na te denken over hoe we dit anders konden doen.

Toen heb ik Defacto gevraagd wat de mogelijkheden waren van Programs. En dat leek wel een hele mooie vervanging te kunnen zijn voor het papieren portfolio: een centrale plek waar eigenlijk alles bij elkaar komt. We konden een inwerkprogramma toevoegen en linken naar de content in het leerplein. De leerlingen worden stap voor stap meegenomen in wat ze allemaal moeten doen als ze bij ons aan de slag gaan. En we konden leerlingen in Programs een studentcoach toewijzen. En dat leek heel goed aan te sluiten bij waar wij naar op zoek waren.

Hoe werkt dat dan met die studentcoach?

Voordat we Programs hadden, zaten een praktijkopleider en subsidiemedewerker alles omtrent begeleiding en subsidies te controleren. Nu ligt het veel dichter op de werkvloer, bij de studentcoach en bij de studenten. Die pakken het samen op. De leerling kan reflectieverslagen uploaden, en er kunnen check-ins aangemaakt worden, zodat de leerling aan de studentcoach kan aangeven wat hij heeft gedaan, wat hij geüpload heeft en of hij feedback nodig heeft, of vragen heeft. Het mooie is dat de leerling en begeleider aan de groene vinkjes kunnen zien wat er is afgerond en wat er nog open staat. Alle begeleidingsmomenten worden bijgehouden. Dus dan hebben we een mooie digitale lijst per leerling, die dan weer nodig is voor de subsidieverstrekker.

Wat zijn de voordelen voor de leerlingen?

Het portfolio maakt studenten die bij ons aan de slag gaan wegwijs. Je hebt een eigen portfolio met een mooie logische opbouw. Je ziet wat je allemaal moet doen, wat we van je verwachten en waar je alles kan vinden. Alles wat je nodig hebt, kun je in het portfolio vinden en daar opslaan, zodat je het niet allemaal meer in verschillende mapjes hoeft bij te houden. Het geeft studenten dus meer overzicht en kost ze minder moeite en tijd. De echte evaluatie volgt natuurlijk nog want we zijn net live, maar de verwachting is dat het portfolio het studenten veel makkelijker maakt. En dat ze als ze bij ons starten, zich iets meer meegenomen voelen.

Hoe verliep het implementatietraject?

Eigenlijk hebben we wat we op papier hadden overgeheveld en digitaal gemaakt. We hebben een projectgroep opgestart van verschillende disciplines. Bedrijfsvoering, de praktijkopleiders, het opleidingscentrum en ook Defacto waren hierbij betrokken. We hebben met elkaar bepaald welke informatie en formulieren in het portfolio moesten komen. Defacto heeft toen een opzet voor ons gemaakt en toen hebben we stap voor stap samen gekeken of alles goed stond en of alle koppelingen werkten.

We waren al doende aan het uitproberen en uittesten. En zo is het eigenlijk opgebouwd. We zijn blijven bijstellen waar dat nodig is. Dus alle signalen die we kregen, hebben we gebruikt om bij te stellen.

De eerste 80 studenten zijn in september gestart. Straks gaan we dit goed evalueren en dan ofwel gefaseerd verder of misschien ook wel gewoon iedereen laten overstappen. Daar lijkt het nu meer op, want alles lijkt goed te werken.

Wat waren de grootste uitdagingen?

In de eerste plaats om iedereen om tafel te krijgen en af te spreken wat we erin wilden hebben en hoe we ervoor konden zorgen dat we zo min mogelijk papierwerk zouden hebben. Daarmee bedoel ik om alles zo efficiënt mogelijk in te richten en zo min mogelijk extra werk te creëren. Moet bijvoorbeeld overal een handtekening op, of hoeft dat helemaal niet? Dat was nog wel een uitzoekklusje want de een vindt dit en de ander dat. Uiteindelijk zijn we goed op één lijn gekomen.

Veel werk wat bij de praktijkopleider lag is bijvoorbeeld verplaatst naar de werkvloer, naar de studentcoach. Dat is heel mooi, maar tegelijkertijd ook een uitdaging want landt dat ook goed daar en wordt het goed opgepakt? Dat is altijd lastig, want je hebt een idee, maar de vraag is maar hoe het ontvangen en uitgevoerd wordt. En of het niet ergens blijft hangen.

De uitdaging is om de mensen op de werkvloer te bereiken en hen te ondersteunen. We zien dat nog niet alle leerlingen zich hebben ingeschreven en er nog onvoldoende check-ins zijn. Dus we moeten nog wel iets doen om ervoor te zorgen dat die leerlingen ook doen wat we hebben afgesproken.

We schrijven studenten in voor een cursus, en dan krijgen ze een seintje dat het portfolio klaarstaat met een link. Als ze dat niet hebben gedaan, dan is het de studentcoach die het met die student over het portfolio heeft. Die legt dan uit hoe het werkt en wat ze moeten doen. Dat gaat nog niet altijd helemaal goed. Daar zetten we nu de praktijkopleiders weer op in, om bij de studentencoaches te checken of die dit gesprek goed gevoerd hebben. Het opbouwen van een portfolio voor het praktijkgedeelte hoort bij het leerproces van de leerling, dus die boodschap moeten we tussen de oren krijgen.

Heb je nog tips voor andere organisaties die aan de slag willen met een portfolio?

Ik denk dat goede communicatie op de werkvloer organiseren de sleutel is. We hebben een hele groep praktijkopleiders en die sturen de groep studentcoaches aan. Dan is de communicatie mooi dichtbij. Vervolgens zit die studentcoach met de student en ook daar zijn de lijntjes kort. Dat is nodig, want je kan wel denken ik ga het allemaal breed communiceren, maar dan bereikt het niet degenen die het moeten doen. Dus ik denk dat deze stapjes helpen om dat goed voor elkaar te krijgen. Daardoor wordt het concreet en weten mensen elkaar te vinden.

We hebben ook een student betrokken die heeft meegedacht over het maken van het portfolio. Ze heeft een pilot binnen haar team gedaan om input op te halen. Want uiteindelijk zijn zij degenen die het moeten doen. Wij kunnen het allemaal leuk bedenken vanachter dat bureau. Maar zij weten heel goed wat er werkt en wat er nodig is. En dan kunnen wij kijken hoe we dat kunnen faciliteren. Dat werkt volgens mij beter dan dat je alleen maar zegt dat het moet. Eerder was er vaak weerstand omdat het moest en mensen er zelf niets aan hadden. Dat heb ik nu niet gehoord, dus dat is denk ik wel winst.

Wat zijn de toekomstplannen als het gaat om Programs?

We gaan Programs ook gebruiken voor het onboardingsprogramma, waarin we nieuwe medewerkers mee kunnen nemen en hun voortgang volgen. We kunnen ze tijdens hun onboarding koppelen aan een manager. En wat ze moeten en kunnen doen in het leerplein kunnen ze er ook terugvinden. Dat is een hele mooie uitdaging waar we deze periode mee gaan starten.

En we gebruiken Programs nu ook voor een traject Verpleegkundige in positie en kracht, waarin we een programma met opdrachten en reflectiemomenten hebben gemaakt. We zijn Programs steeds meer aan het gebruiken en integreren. We proberen het allemaal aan elkaar te verbinden, zodat iedereen zometeen goed weet wat hij moet doen. En daar kijk ik heel positief naar uit, om die medewerkers veel beter op weg te helpen met alles wat er moet gebeuren.

Deze ontwikkeling helpt om het voor medewerkers inzichtelijker te maken en het ook meer in hun eigen praktijk in te zetten. Dat vind ik het mooie hiervan. We zijn enorm aan het oefenen en experimenteren met hoe we dingen in kunnen zetten. En dat is ook gewoon leuk. Je kan van tevoren een heel plan maken en uitrollen. Of je kan zeggen, we beginnen ergens aan en we gaan eens kijken hoe zich dat ontwikkelt. Als je maar steeds goed blijft luisteren naar wat die medewerker nodig heeft. Al doende leer je het meest.

Ook aan de slag met Programs? Maak voortgang overzichtelijk en inzichtelijk op een centrale plek. Ga voor laagdrempelige interactie voor alle gebruikers. We denken graag met je mee over de toepassing binnen jouw organisatie.