Hoe Rivas cure & care combineert met CAPP LMS

Rivas is actief in de provincies Zuid-Holland, Noord-Brabant, Gelderland en Utrecht. De ketenzorgorganisatie biedt zowel ziekenhuiszorg als woon- en verpleeghuiszorg, wijkverpleging en revalidatie aan. Met zo’n 4500 zorgprofessionals is deze combinatie tussen cure & care ook op leergebied een aardige uitdaging. Adviseurs leren en ontwikkelen Diana Dijkers en Brendan Appel vertellen hoe zij CAPP LMS, de leeromgeving van Rivas, hebben ingericht om deze diverse doelgroepen zorgprofessionals te ondersteunen.

Kunnen jullie uitleggen hoe Rivas als ketenzorganisatie cure & care combineert?

Brendan: We hebben een ziekenhuis, het Beatrix ziekenhuis in Gorinchem en daarnaast zijn er 17 woon/zorglocaties en ook een groot aantal wijkteams. In het ziekenhuis werken ongeveer 1100 zorgprofessionals, in de verpleeghuizen zo’n 2000, in de wijkverpleging ongeveer 900 en nog zo’n 500 in de ondersteuning.

Diana: Maar dat zijn geen strikt gescheiden doelgroepen. Sommige zorgprofessionals werken bijvoorbeeld zowel in de wijk als in het verpleeghuis. En er zijn ook ziekenhuismedewerkers die daarnaast taken in de wijk uitvoeren. We zijn best een flinke organisatie, met een groot leeraanbod.

Wat waren de behoeften als het om leren en ontwikkelen gaat?

Brendan: Een belangrijk uitgangspunt, en dat klinkt heel simpel maar is het niet, is en blijft om CAPP zo toegankelijk mogelijk te maken. Meestal komt een zorgprofessional heel specifiek iets halen uit de leeromgeving. Dus een continue uitdaging voor ons is om informatie zo helder en toegankelijk mogen aan te bieden.

Diana: Zeker als je een flink aanbod hebt is dat best een uitdaging. Als mensen in een oerwoud van cursussen moeten zoeken, haken ze af. In de praktijk betekent dit dat onze zorgprofessionals zo vriendelijk en gemakkelijk mogelijk naar de juiste plek worden begeleid. Daarnaast willen we zorgprofessionals ook verleiden tot leren. Dat betekent dat we een leeraanbod willen creëren gericht op hun behoeften en actuele ontwikkelingen binnen hun vakgebied.

Hoe bedienen jullie deze diverse doelgroepen met één leeromgeving?

Diana: Allereerst betekent een ketenzorgorganisatie dat we onze leeromgeving hebben ingericht op basis van onze verschillende doelgroepen. We hebben natuurlijk ook generieke cursussen, bijvoorbeeld als het gaat om een module als injecteren. Dat doen ze in een verpleeghuis, maar ook in de wijkverpleging en in het ziekenhuis. En in welke situatie je dat ook doet, de werkwijze en handeling blijven hetzelfde.

Brendan: Maar we hebben ook leeronderdelen die we aan specifieke doelgroepen zorgprofessionals aanbieden. Heel recent heb ik bijvoorbeeld een aantal e-learnings over beademing beschikbaar gesteld voor IC- en CCU-verpleegkundigen, het is fijn dat we met de nieuwe functionaliteiten van CAPP onze cursussen op deze manier nog specifieker kunnen aanbieden. Hiermee dragen we bij aan de vindbaarheid en het gebruikersgemak voor de eindgebruiker.

Ook het Kwaliteitspaspoort helpt hierbij, want daarin kun je certificaten koppelen aan verschillende functies. In CAPP maken we dus zeker ook onderscheid tussen verschillende doelgroepen zorgprofessionals en dat beschrijven we ook in de cursussen en we maken voor elke functie een persoonlijk Kwaliteitspaspoort.

Maken jullie zelf content en wat is jullie visie daarop?

Brendan: We kopen de meeste content in bij externe partijen. Tegelijkertijd, willen we wél de mogelijkheid hebben om zelf content te maken wanneer hier specifieke behoefte aan is. Dat lijkt een beetje een paradox, maar hoe groter onze contentbibliotheek wordt, hoe meer tijd het ons kost om alles te beheren.

Concreet betekent dit dat wanneer er een vraag naar e-learning is, we eerst kijken of een van onze externe partijen content op dit onderwerp aanbiedt. Wanneer dit niet zo is, dan gaan we zelf aan de slag met ontwikkelen in Agile Air. Voor een aantal onderwerpen zoals informatiebeveiliging & privacy en brandveiligheid maken we alleen eigen content, omdat dit gaat om organisatiegebonden informatie.

Gebruik Agile Air

Aantal gebruikers afgelopen 12 maanden: > 3.500

Aantal ontwikkelde modules: 60

Meest gevolgde module afgelopen 12 maanden: Informatiebeveiliging & Privacy (ruim 3.400 keer)

Feedback: > 1.400 keer feedback gegeven op de modules

Als we zelf content maken, gebeurt dat altijd in co-creatie. Het is niet zo dat iemand van de afdeling ons een handleiding stuurt en wij daar dan chocola van maken. In die zin is co-creatie een belangrijk uitgangspunt, waarbij het daadwerkelijk bouwen van de modules gecentraliseerd is. Het gaat echt in samenwerking met een inhoudsexpert, waarbij wij er dan meer vanuit een didactische invalshoek naar kijken. Wat is het meest belangrijk en wat schrappen we, en wat is een logische opbouw, om het zo overzichtelijk, duidelijk en makkelijk mogelijk te maken voor gebruikers.

Diana: De inhoud bepaalt eigenlijk de opbouw, dus we werken niet volgens een vast format. De e-learnings zijn opgebouwd uit losse bouwstenen. De omgeving waar wij de e-learnings in maken is niet toegankelijk voor onze zorgprofessionals. Daar staan alle losse bouwstenen in. Het zou voor zorgprofessionals een grote puzzel worden om alles over een bepaald onderwerp bij elkaar te zoeken. En dat past niet in onze visie dat we leren zo toegankelijk en makkelijk mogelijk willen maken.

Gebruiken jullie ook performance support om medewerkers te ondersteunen als dat nodig is?

Brendan: We willen daar steeds meer mee doen, maar doen dit nog niet erg actief. Bijvoorbeeld als het gaat om instructies voor medische apparatuur op de werkvloer. Zorgprofessionals kunnen dan een QR-code scannen om meteen naar een specifieke instructie te gaan. Zo krijgen ze snel toegang tot de informatie die ze nodig hebben. Zorgprofessionals zijn daar enthousiast over, maar tegelijkertijd is het concept van een QR-code niet bij iedereen bekend. Daar houden we dus wel rekening mee.

Diana: Dus als het gaat om performance support, proberen we zoveel mogelijk aan te sluiten op de behoeften van de zorgprofessionals. We bieden een mix van middelen aan, een QR-code die we maken in Agile QR en een kaart die mensen makkelijk in hun zak kunnen steken. Ze kunnen dan zelf kiezen welke vorm van performance support bij hen past en deze gebruiken.

Hoe reviewen en beheren jullie alle content die in het LMS staat?

Brendan: We werken nu nog vanuit een 80-20 principe. Dus we hebben alles staan en als er feedback komt, dan pakken we het op en voeren we in overleg met de inhoudsexpert wijzigingen door. Je kunt het dus eigenlijk zien als content die het hele jaar door getest wordt. Als er iets niet klopt, krijgen we dat meteen terug van de gebruikers. Maar in de ideale wereld zou je daar een proces voor willen inrichten, waarbij je periodiek de content samen met een inhoudsexpert of kenniseigenaar checkt op updates.

Diana: het hangt natuurlijk ook van het onderwerp af. Modules waar een protocol bij hoort, worden natuurlijk wel regelmatig beoordeeld. Ook de content die we inkopen wordt automatisch geüpdatet. Dat is eigenlijk een continu proces.

En gebruiken jullie ook gebruikersdata om content te verbeteren?

Brendan: We hebben daar nog geen structureel proces voor. Maar we halen wel feedback op aan het einde van iedere e-learning door middel van een paar korte vragen. De inhoudsexpert van de e-learning over informatiebeveiliging & privacy gaf bijvoorbeeld laatst aan dat hij van collega’s te horen kreeg dat de e-learning te moeilijk was. Toen kon ik aan de hand van die feedback-vragen achterhalen dat de e-learning niet per se te moeilijk werd gevonden, maar eerder te lang. En dat gaf hem weer de input die hij nodig had, om de e-learning aan te passen. Dat was voor mij een voorbeeld van het nut van de feedback die je uit de gebruikersdata kan halen.

En verder is een LMS natuurlijk een compliance systeem, dus op dat vlak doen we heel veel met data. Zeker ook als het gaat om het kwaliteitspaspoort en kwartaalrapportages voor kwaliteitsdoeleinden. Die data zijn onmisbaar.

Hoe verloopt de samenwerking met Defacto?

Brendan: Dankzij de consultants van Defacto verliep de implementatie heel duidelijk en gestructureerd. Ik vind het contact heel menselijk en prettig. Als ik bijvoorbeeld nu een vraag heb, krijg ik via de chat binnen 5 minuten antwoord. En dat is heel fijn, want je kan meteen weer verder. iedereen weet van de inhoud en je merkt echt dat het een goed op elkaar ingespeeld team is, met passie voor hun vak en product.

Diana: Wat ik ook goed vind is dat Defacto actief probeert te achterhalen waar onze vragen en wensen liggen. Ze hebben natuurlijk zelf een visie op het systeem, maar ze luisteren zeker ook naar onze ervaringen. Ze zijn bereid om te luisteren en mee te denken over de uitvoerbaarheid in de praktijk. Dat vind ik zelf prettig in onze samenwerking. Het is niet alleen maar stug uitgaan van je eigen visie, maar ook luisteren naar je klanten en wat zij wensen. Dat maakt dat je je als klant gehoord voelt.

Brendan: wat dat betreft is het echt practice what you preach. Defacto is echt een lerende organisatie. Bij iedere vraag proberen ze naar dat diepere niveau te gaan en te achterhalen wat de kern van het probleem is. Dus je merkt echt dat er een motivatie is om door te blijven ontwikkelen en met een nog beter en fijner product te komen. Dat proef je aan alles. Een vraag is nooit té gek en je wordt altijd serieus genomen en dat is echt top.

Met welke ontwikkelingen gaan jullie in de nabije toekomst aan de slag?

Diana: We werken nu bijna 1,5 jaar met CAPP LMS. De eerste fase draaide om het inrichten van het systeem, maar nu willen we echt gaan finetunen. We kunnen nu bijvoorbeeld veel meer met de opmaak doen, quizvragen toevoegen, tekst uitlichten enzovoort. Op die manier wordt leren interactiever en leuker.

Ook de vindbaarheid binnen een cursus is belangrijk. Stel dat je een klein onderdeel van zwachtelen wil bekijken, bijvoorbeeld de indicaties. Dan wil je niet die hele e-learning doorlopen, maar alleen die informatie zien die je nodig hebt. Microlearning is dus iets waar we mee aan de slag willen in de komende tijd.

Brendan: Dit is misschien een ideaalbeeld, maar CAPP ondersteunt natuurlijk eigen regie bij bepaalde groepen gebruikers. Leidinggevenden kunnen bijvoorbeeld heel makkelijk zelf compliance data uit het systeem halen. Nu moeten wij dat nog vaak voor mensen uitdraaien. Ik denk dat het een uitdaging is voor ons om nog een beetje meer op eigen regie in te zetten. Zodat we nog meer uit het systeem halen en anderen ook.